Microsoft 365を職場で使用していると、最近自宅から送信したメールの添付ファイルが「クイックアクセス」に表示されるなど、他のユーザーにアクセス履歴が見られてしまうのではないかと心配になることがあります。この記事では、Microsoft 365での「クイックアクセス」の機能と、あなたのアクティビティが他のユーザーにどのように表示されるかについて解説します。
Microsoft 365の「クイックアクセス」とは？
「クイックアクセス」は、Microsoft 365の中で頻繁に使用したファイルやアプリケーションを素早くアクセスできるように表示する機能です。これは、ユーザーの作業効率を高めるために提供されており、特にOneDriveやSharePointで管理されているファイルにアクセスする際に便利です。
この機能は、メールで送信した添付ファイルも含めて、最近使用したアイテムを表示することがあります。しかし、表示される情報が他のユーザーに見られるわけではなく、個々のユーザーのアクティビティに基づいて情報が表示されます。
「〇〇さんと他8名が開きました」の表示は誰に見えるのか？
「〇〇さんと他8名が開きました」というメッセージは、主にファイルが共有された場合に表示されます。この場合、ファイルがどのユーザーによってアクセスされたかが表示されますが、これが他の職場のメンバーに見られることは基本的にはありません。表示されるのはファイル共有を行ったユーザーに対してであり、そのユーザーがアクセスした履歴が他のユーザーに表示されるわけではないのです。
要するに、あなたが行ったアクション（例えば、添付ファイルの送信など）はあなたの「クイックアクセス」にのみ表示され、他の同僚に見られることはありません。
添付ファイルは他のユーザーに見られるのか？
メールで送信した添付ファイルは、基本的に受信者にしか見られません。Microsoft 365では、添付ファイルがクラウドに保存されている場合、共有設定に応じて他のユーザーと共有されることもありますが、添付ファイル自体が「クイックアクセス」に表示されることはありません。これにより、ファイルの内容や送信履歴が他のユーザーに公開される心配はほとんどありません。
そのため、送信したファイルが「クイックアクセス」に表示されたとしても、他のユーザーがそのファイルを閲覧したり、アクセス履歴を見ることはできません。
プライバシーの管理と「クイックアクセス」の設定
「クイックアクセス」機能を使って、最近使用したファイルを簡単に見つけることができますが、プライバシーが気になる場合は、この機能を無効にすることもできます。Microsoft 365の設定メニューから「履歴の管理」や「最近使ったファイル」の表示設定を変更することで、クイックアクセスに表示される情報を制限できます。
また、OneDriveやSharePointで共有しているファイルについても、共有範囲や権限を調整することで、他のユーザーにアクセスを制限できます。ファイルのプライバシー管理を適切に行うことで、誤って他のユーザーに情報が漏れる心配を減らすことができます。
まとめ
Microsoft 365の「クイックアクセス」機能では、最近使用したファイルやアプリが表示されることがありますが、この情報が他のユーザーに見られることは基本的にありません。添付ファイルも、送信者の「クイックアクセス」に表示されるだけであり、他の職場のメンバーには表示されません。
プライバシーをさらに守りたい場合は、設定を見直すことで表示内容を制限することができます。Microsoft 365の設定を適切に管理し、安心して作業を進めましょう。
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