Microsoft TeamsとFormsを使った共有アンケートの管理方法

Microsoft 365のTeamsとFormsを利用して、定期的なアンケートやフォームを共有・管理する場合に直面する問題について解決策を紹介します。特に、作成者が個人でない方法で、必要な人にだけ閲覧を許可し、チーム全体に公開しない方法について解説します。

Microsoft TeamsとFormsの共有設定について

Teamsでのフォーム作成は便利ですが、一般的にチーム参加者全員がそのフォームを閲覧・編集できるため、アクセス制限が難しいという問題があります。特に長期間にわたりデータを集め、管理する場合、この制限は煩わしいものとなります。この記事では、TeamsやFormsの設定を活用して、アクセス権を制限し、効率よくフォームを共有する方法を探ります。

個人アカウントを避ける方法

フォームの作成者が個人アカウントであると、そのアカウントが去った際に共有や編集の設定が失われ、また新たに作り直さなければならなくなります。これを避けるためには、法人アカウントや管理者アカウントでフォームを作成することが望ましいです。企業や団体での利用においては、組織全体でフォーム管理を行えるように設定することが重要です。

必要な人にのみ共有する方法

Microsoft Formsでは、フォームのリンクを限定的に共有することで、必要な人にだけフォームを表示することができます。具体的には、「共有」設定で「リンクを知っている人のみ」がアクセスできるように設定する方法があります。この設定を活用すれば、特定のチームメンバーや関係者にだけアクセス権を付与できます。

さらに、FormsとTeamsを連携させることで、Forms内の回答や結果をTeamsチャンネルに自動で送信することが可能です。この機能を使うことで、チーム内で情報を共有しやすくなりますが、フォームのリンクやデータアクセスに関しては十分に注意が必要です。

Teams内でのフォーム共有方法

Teams内でフォームを共有する場合、フォームの回答を収集したいメンバーだけに限定して表示する方法もあります。具体的には、フォームリンクを「チームのメンバー」にのみ公開する設定が可能です。また、フォームの「回答の集計結果」をチャットで共有したり、Teamsのタブとしてフォームを表示させる方法もあります。

共有方法として、ファイルのリンクをコピーし、チャットやチャンネル内で「@メンバー名」で特定のユーザーに対して通知を送ることもできます。こうした機能を組み合わせることで、フォームの管理がスムーズに行えます。

まとめ

Microsoft TeamsとFormsを利用することで、アンケートやフォームをチーム内で簡単に共有できますが、アクセス権や編集権限の管理には工夫が必要です。個人アカウントでの作成を避け、法人アカウントや管理者アカウントで運用することが推奨されます。また、フォームの共有設定を適切に行い、必要な人にだけアクセスできるようにすることで、より効率的にデータを集めることができます。