Microsoft Accessでレポートを作成する際、既存のレポートのレイアウトを変更せずにソースデータだけを変更したい場合、どうすれば良いのでしょうか？この記事では、テーブルのデータをクエリに変更する方法について解説します。
レポートのソースデータを変更する方法
既存のレポートでは、テーブルがソースデータとして使用されていることが一般的です。しかし、場合によっては、クエリのデータに変更したいことがあります。Microsoft Accessでは、レポートのソースデータを変更するのは簡単で、レイアウトを変更せずにソースを差し替えることが可能です。
具体的には、レポートの「プロパティ」から「データソース」を変更することで、クエリをソースデータとして指定できます。これにより、レポート自体のレイアウトはそのままで、データのみをクエリの結果に変更することができます。
ソースデータの変更手順
以下の手順で、テーブルのデータをクエリに変更できます。
- レポートをデザインビューで開く
- 「プロパティ」ウィンドウを表示し、「データ」タブに移動
- 「レコードソース」の項目を確認し、現在使用しているテーブル名をクエリ名に変更
- 変更後、レポートを保存して実行
これで、レポートはテーブルの代わりに指定したクエリからデータを取得するようになります。
テーブルとクエリの違いと選び方
テーブルはデータの保存場所として使われ、クエリはデータを抽出・加工するために使用されます。クエリは特にフィルタリングや集計を行う場合に有効です。例えば、レポートで特定の条件に合うデータのみを表示したい場合、テーブルの代わりにクエリを使うことで効率的に目的のデータを取得できます。
また、クエリは計算や集計、データの結合などを行うことができ、レポートに表示するデータをより柔軟に加工できます。
実際のクエリ設定例
例えば、売上レポートを作成する場合、売上テーブルからデータを取得するのではなく、売上額が特定の範囲に収まるクエリを作成して、そのクエリをレポートのソースデータとして指定することができます。クエリでは、売上日や地域別にフィルタリングや集計を行うことが可能です。
まとめ
Accessのレポートにおいて、ソースデータをテーブルからクエリに変更するのは簡単で、レイアウトを変更することなく、データ取得元を変更することができます。クエリを使うことで、データをより柔軟に扱い、必要な情報だけを抽出することができます。
レポート作成時には、テーブルの代わりにクエリを使用することで、データの加工や集計を効率的に行えるようになります。
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