SharePointの「自分のみ表示できます」と「誰でも表示できる」ファイルの違いと切り替え方法

SharePointでファイルの管理をしていると、更新者の欄に「自分のみ表示できます」と表示される場合と、そうでない場合があります。この違いは、ファイルの権限設定に関わるもので、どのユーザーがそのファイルにアクセスできるかが影響します。この記事では、この違いと、その切り替え方法について解説します。

「自分のみ表示できます」とは？

「自分のみ表示できます」とは、そのファイルが他のユーザーには見れない設定になっていることを意味します。通常、この設定は個人的な作業ファイルや、他のユーザーと共有する必要がない場合に使用されます。特定の権限を持つユーザーだけがアクセスできる状態です。

「誰でも表示できる」状態とは？

一方、「誰でも表示できる」とは、そのファイルが共有されていて、組織内または外部の誰でもアクセスできる状態です。この設定をすることで、他のチームメンバーや関係者がそのファイルにアクセスでき、共同作業がスムーズに行えます。

権限設定の切り替え方法

ファイルの権限を切り替える方法は以下の通りです。

• SharePointの該当ファイルを右クリック
• 「共有」オプションを選択
• 「アクセスの管理」を選び、設定を変更します
• 「ユーザーを追加」または「リンクの作成」から、アクセス権限を指定

これにより、特定のユーザーに対してファイルの閲覧を許可することができます。また、必要に応じてアクセス制限を強化することも可能です。

まとめ

「自分のみ表示できます」と「誰でも表示できる」ファイルの違いは、主にアクセス権限に関する設定です。SharePointでのファイル共有時は、権限設定を適切に行い、ファイルのアクセス範囲を管理することが重要です。ファイルの権限を切り替える方法を覚え、チームメンバーと円滑に作業を進めましょう。