ファイルメーカーでExcelファイルをインポートする際、期待したよりも多くの空のレコードが作成されてしまうことがあります。この問題はファイルメーカーのバージョン17や18でも発生することがあり、特にインポート処理の待機時間が無駄になりがちです。この記事では、Excelファイルをインポートする際の空白レコード問題を解決するための方法を具体的に説明します。
空白レコードが作成される原因とは？
Excelファイルをファイルメーカーにインポートする際、ファイル内の空のセルや行が不適切に読み取られることがあります。特に、データが50行程度しかない場合でも、空白の行が100万行にわたって作成されることがあるのは、このような無駄なデータ処理が原因です。
Excelファイル内の不可視データ
Excelファイルには、視覚的には表示されていないがデータが含まれている場合があります。たとえば、行や列が非表示になっている場合や、セルに空白文字（スペース）が含まれている場合などです。これらの「不可視データ」がファイルメーカーによって認識され、空白レコードが作成される原因となります。
Excelファイルの事前処理方法
ファイルメーカーにインポートする前に、Excelファイルを適切に処理することが重要です。以下の方法を試して、空白レコードの生成を回避しましょう。
不要な行や列を削除
Excelファイル内でデータが存在しない行や列を完全に削除することが必要です。特に、データが少ないファイルであれば、視覚的に見えない行や列が残っている場合があります。これらを削除するには、Excelで該当する行や列を選択して右クリックし、「削除」を選びます。
セル内の不要なスペースを削除
空白文字が含まれている場合、ファイルメーカーはそれをデータとして認識してしまいます。セル内の不要なスペースを削除するために、「TRIM」関数を使用するか、手動で空白文字を削除してからインポートすることをお勧めします。
ファイルメーカーでのインポート設定の確認
ファイルメーカーでExcelファイルをインポートする際の設定を見直すことで、問題を回避できることがあります。インポートの設定で「フィールドの対応」を確認し、適切にマッピングすることが大切です。
フィールドマッピングの確認
インポート時にファイルメーカーが自動的にフィールドをマッピングしますが、正しくマッピングされていない場合、空白データがインポートされることがあります。インポートウィザードの「フィールドのマッピング」を手動で確認し、不要なフィールドがインポートされないように設定を見直しましょう。
空白レコードの無視
ファイルメーカーには、空白のレコードを無視する設定もあります。この設定を有効にすることで、インポート時に不要な空白レコードを作成しないようにできます。インポートオプションを確認し、「空白レコードを無視」オプションを選択することをお勧めします。
まとめ
ファイルメーカーでExcelファイルをインポートする際に空白レコードが作成される問題は、Excelファイル内の不可視データや不適切なフィールドマッピングが原因で発生します。Excelファイルを事前に適切に処理し、ファイルメーカーでのインポート設定を確認することで、この問題を回避できます。これらの手順を実行することで、無駄な待機時間や空白レコードの削除作業を減らすことができます。
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