大規模な事業所において、PDFや音声ファイルなどの大容量データを効率よく共有するには、信頼性・コスト・運用のしやすさを考慮したストレージの選定が重要です。本記事では、2000人規模の職場でA4換算200ページのPDFと50時間分の音声ファイルを年単位で共有する場合に適した保存・共有方法について解説します。
データ共有に必要な容量と要件を明確にする
まず、年間で発生するデータ量を概算します。A4のPDFが200ページで約20〜40MB、音声ファイル（例：MP3 128kbps）が50時間で約2GB前後と仮定すると、合計でも数GB〜10GB程度と見積もられます。
ただし、利用者が2000人にのぼる場合、アクセスの同時性や配信の効率が重要になります。単純な保存容量だけでなく、ネットワーク帯域や信頼性の高い運用体制も必要となります。
クラウドストレージ（Google Driveなど）の利点と制限
Google Driveは手軽に導入でき、UIも直感的で使いやすいというメリットがあります。無料アカウントでも15GBまで利用でき、Google Workspaceに移行すれば共有設定や管理機能も強化されます。
しかし、サブスクリプション契約が前提になるため、予算上の制約がある場合には導入が難しい場合もあります。また、複数ユーザー間のデータアクセスや管理権限の調整には一定の運用ノウハウが必要です。
NAS（ネットワーク接続ストレージ）の導入メリット
NAS（Network Attached Storage）を活用することで、オンプレミスでコストを抑えつつデータの一元管理が可能です。SynologyやQNAPといった人気ブランドでは、ユーザー管理・アクセス制限・ログ取得機能など、ビジネス向けの機能が充実しています。
また、一度の購入で半永久的に使えるため、サブスクリプション不要で予算の圧迫を避けられる点も大きな利点です。社内Wi-Fi環境が整備されている場合、NASを社内ネットワークに組み込むことで、2000人規模でも安定したファイル共有が実現できます。
導入コストと運用コストの比較
| 項目 | Google Drive（有料プラン） | NAS（自社設置） |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0円（サブスク開始時） | 10〜30万円（機器代+設置） |
| 月額コスト | 500円〜/人（×人数） | 0円（電気代・保守のみ） |
| 拡張性 | 柔軟だが高額 | HDD増設で可能 |
| 社内ネットワーク対応 | インターネット必須 | 社内LANで完結可能 |
おすすめの構成と導入例
たとえば、以下のような構成をとることで、安全かつコストを抑えたデータ共有が可能です。
- NAS：Synology DS220+ など（HDD込みで10万円前後）
- ストレージ容量：4TB〜8TB（音声ファイルも十分保存可能）
- ネットワーク：社内LAN/Wi-Fiで社内全体に展開
- アクセス管理：ユーザーごとにアクセス制限とログ監視
このような構成であれば、年単位で大きな運用費用もかからず、堅牢な社内ファイル共有環境を構築できます。
まとめ：費用対効果で考えるならNASがおすすめ
予算に制限がある中で大規模なファイル共有を実現するには、NASの導入が最も現実的かつ長期的に安価な選択肢です。Google Driveなどのクラウドサービスは利便性が高いものの、人数分のサブスクリプションコストが重くのしかかる可能性があります。
既存のWi-Fi環境を活かしつつ、安全で柔軟なデータ共有を実現したい場合は、NAS導入を検討することをおすすめします。
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