Excelで作成した宛名リストをWordでラベル印刷する際に、«Next Record»が反映されず、左上の枠のみ表示されるという問題に直面している方へ。この記事では、この問題の原因と解決方法を詳しく解説します。
1. ExcelとWordのラベル印刷設定とは？
Excelで作成した宛名リストをWordでラベルに反映させるためには、「差し込み印刷」を使用します。差し込み印刷では、ExcelのデータをWordに反映し、複数のラベルに自動的に情報を入れ込むことができます。
ですが、質問者様のように、«Next Record»が反映されずに左上の枠のみ表示されることがあり、これは主にレイアウトや設定ミスが原因です。
2. 反映されない原因とその修正方法
左上以外のラベルに反映されない原因は主に以下のことが考えられます。
- ラベルのレイアウト設定 – ラベルの設定が適切でない場合、データが正しく反映されないことがあります。
- データフィールドの位置 – «Next Record»が正しく設定されていない、または配置が不適切な場合、反映されません。
- テンプレートのズレ – 既定のラベルテンプレートが選ばれているが、ラベルサイズが異なる場合など、ズレが発生することがあります。
3. 正しいラベルのレイアウト設定
以下の手順でラベルを正しく設定する方法を紹介します。
- 「差し込み印刷」の設定を再確認 – Wordの「差し込み印刷」タブで「ラベルの選択」を選び、ラベルサイズが正しいことを確認します。KOKUYOのKB-A592Nに対応したサイズを選択しましょう。
- «Next Record»の正しい配置 – ラベルの枠内で、1つのフィールドの設定が終わったら、次のフィールドが表示される場所に«Next Record»を挿入します。
- テンプレートの調整 – Wordでラベルテンプレートを開いたら、「ページ設定」を使って、ラベルのレイアウトを調整します。A4サイズを横向きに設定し、KOKUYOのKB-A592Nラベルにぴったり合うように配置します。
4. レイアウト向きの変更方法
レイアウトを変更する場合、次の方法を試してみてください。
- ラベルの向きを変更 – Wordの「レイアウト」タブから「ページ設定」を開き、ページの向きを横向きに設定します。
- ラベル枠のサイズ調整 – 「差し込み印刷」タブの「ラベルの選択」で、ラベル枠のサイズを手動で調整できます。
- フィールドの配置確認 – 各フィールドの配置が適切かどうかを確認し、フィールド間の空間を調整します。
5. まとめ
Wordで宛名ラベルの印刷を行う際に、«Next Record»が反映されない問題は、ラベル設定やデータフィールドの配置、テンプレートの選択に起因することが多いです。適切なラベルサイズを選び、差し込み印刷を正しく設定し、レイアウトを調整することで、問題は解決できます。これらの方法を試して、スムーズにラベル印刷を行ってください。
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