最近の新卒社員がExcelやWordといった基本的なビジネスツールに慣れていないことが増えており、特にスマホメインの生活をしてきた若手にとって、これらのツールは未経験であることが少なくありません。もし、Excelを使う際に基本的な操作が分からないと感じたとき、どう指導すべきか悩むこともあります。この記事では、新卒社員にExcelを効果的に教えるためのアプローチと、指導時に気を付けるべきポイントについて解説します。
新卒社員のExcelの使い方に関する現実
最近の新卒社員がExcelやWordを使いこなせていないという問題は、実際にはよく見られるものです。スマートフォンやSNSの利用が主流になっている中で、PCを使った作業やオフィスソフトに慣れていない若手社員が増えているのは現実です。
そのため、ExcelやWordを使った基本的な作業ができないと感じる場面も多くありますが、これをどう解決するかは、指導者のアプローチにかかっています。
Excelの使い方を指導する際のポイント
Excelを教える際、基本的な操作を1から教えることは大切ですが、最も重要なのは、相手が自分で調べる力を身につけることです。まず、指導の際には、「どこを調べれば解決できるか」を教えてあげると、相手も自分で解決策を見つける力が養われます。
例えば、セルの削除方法や表の作成方法を説明する際に、具体的な操作手順だけでなく、「Excelのヘルプ機能」や「インターネットでの検索方法」を教えると、相手は次回から自分で調べる習慣がつきます。
「調べる力」を育む指導法
「Excelの使い方を調べてみて」というアドバイスが本当に適切かどうか迷う場面もありますが、実際にはこれは非常に有効な指導法です。調べる力を育むことで、問題解決能力が高まり、将来的に独立して作業を進められるようになります。
ただし、このアドバイスをする際には、相手の学びやすさに配慮した言葉を選ぶことが重要です。たとえば、「もし自分で調べても分からなかったら、また聞いてくださいね」と一言添えることで、相手は安心して調べることができ、失敗を恐れずに学べるようになります。
質問に対する柔軟な対応と、調べる際のリソース提供
新卒社員が分からないことを質問してくれるのは大変良いことです。質問をしっかり受け止め、最初は教えながら、次第に自分で調べる方法を教えることが大切です。特に、Excelの関数やショートカットキーなどは、実際に使ってみて覚えることが最も効果的です。
調べるリソースとしては、Excelの公式ヘルプやYouTubeのチュートリアル動画を紹介すると良いでしょう。また、Excelのショートカットやよく使う関数をまとめた資料を提供することで、実践的な学習が進みやすくなります。
まとめ：指導方法と心構え
新卒社員にExcelを指導する際は、最初に基本的な操作方法を教えつつ、自分で調べる力を育むことが最も重要です。質問をしてきた場合には、教えるだけでなく、調べる手段やリソースを提供し、相手が自分で解決できる力をつける手助けをしましょう。
「調べてみてね」という一言を添えることで、相手は次第に自己解決能力を高め、将来的には自信を持ってExcelを使いこなせるようになるはずです。学びの過程で困ったことがあればサポートし、共に成長する姿勢が大切です。
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