Microsoft Formsでセミナー参加者の情報を収集する方法

Microsoft Formsを使用して、セミナーの参加者情報を収集する際、複数名の参加者情報を効率よく管理する方法について解説します。特に、各社1名を基本に、追加1名までの参加者情報を取得したい場合のフォームの作成方法をご紹介します。

Microsoft Formsを使ったセミナー参加者情報収集の流れ

Microsoft Formsは、セミナー参加者の氏名や役職、住所などを簡単に収集できるツールです。参加者情報を収集するフォームを作成する際に、追加で参加者を1名まで受け入れる方法を工夫する必要があります。

まず、基本的なフォームを作成し、氏名1（メイン参加者）として、役職、住所、メールアドレスを入力できる項目を作成します。次に、追加参加者がいる場合に備えて、氏名2、役職、住所、メールアドレスを入力できるフィールドを追加します。

氏名1と氏名2の入力項目を作成する方法

フォーム内で氏名1と氏名2を収集するためには、「名前」の質問項目を2つ作成します。最初の「名前（氏名1）」の質問項目は必須に設定し、その下に「追加参加者の氏名（氏名2）」をオプションとして追加します。これにより、氏名1の入力が必須となり、氏名2はオプションとして表示されます。

さらに、氏名2が入力された場合、役職、住所、メールアドレスを入力できるフォームを作成します。これらの質問も「氏名2」に対応させることで、追加参加者の情報を効率的に収集できます。

追加情報を適切に収集するための設定方法

氏名2が入力された場合のみ役職、住所、メールアドレスの入力を促す方法として、「条件付きの質問」機能を利用します。Microsoft Formsでは、特定の条件が満たされた場合にのみ次の質問を表示する設定が可能です。

具体的には、「氏名2」の入力があった場合に「役職」「住所」「メールアドレス」の質問を表示させるように設定します。これにより、氏名2の入力がない場合、これらの質問は表示されません。

フォーム完成後の確認と共有方法

フォームが完成したら、内容に誤りがないかを再確認します。特に条件付きの質問が正しく設定されているかを確認しましょう。確認が完了したら、フォームのURLを取引先に共有し、必要な情報を収集します。

フォームはURLを共有するだけで簡単にアクセスでき、フォームのデータはリアルタイムで収集されます。収集した情報はExcelやCSV形式でダウンロードして、後で確認や整理ができます。

まとめ

Microsoft Formsを使えば、セミナー参加者の情報を効率よく収集できます。氏名1と氏名2を収集するために条件付き質問を活用し、必要な情報を適切に管理することが可能です。これにより、取引先ごとに1名を基本にし、追加1名まで対応したフォームを簡単に作成できます。ぜひ、この方法を参考にして、スムーズに参加者情報を集めましょう。