Wordで作成した意見文がTeamsで正しく表示されない問題の解決方法

Wordで作成した意見文をTeamsに添付した際に、文が正しく表示されず、マス目に入らないまま横向きの文章になってしまうことがあります。このような問題が発生する原因と、その解決方法について詳しく解説します。

1. TeamsにおけるWord文書の表示問題とは？

Microsoft Teamsでは、Word文書がアップロードされる際に、元のフォーマットが正しく再現されないことがあります。特に、文書内に表や段落の設定がある場合、それがうまく反映されず、単なる横向きの文章になってしまうことがよくあります。

これは、Teamsの表示が一部のフォーマットに対応しきれない場合や、ファイル形式の違いから起こる問題です。特に、文書を他のデバイスやプラットフォームにアップロードする際に、このような表示の乱れが発生することがあります。

この問題が発生する理由の一つとして、TeamsがWordファイルを「プレビュー」する際に、ファイル内の特殊なレイアウト設定を正しく解釈できないことが考えられます。特に、Word文書内で使用している「テーブル」や「カラム」などのレイアウトが崩れ、横向きに表示されることがよくあります。

また、ファイルがTeamsにアップロードされたときに、Teams側で自動的にフォーマットを調整するため、意図した通りに表示されないことも原因となります。

問題を解決するためには、まずは文書を適切な形式で保存し、Teamsでのプレビュー時に正しい表示がされるように設定することが重要です。以下の方法を試してみてください。

PDF形式で保存する：WordファイルをPDF形式で保存し、Teamsにアップロードすることで、レイアウトの崩れを防ぐことができます。PDFはフォーマットをそのまま維持できるため、文書の見た目が安定します。
Wordの「別名で保存」機能を使う：Word文書を「別名で保存」する際に、ファイル形式を.docxから別のバージョンに変更することで、互換性を保つことができる場合があります。
Teamsのオンラインプレビューを利用する：Teams内で直接Word文書を編集できる「Teamsオンライン」の機能を使って、文書のレイアウトを確認しながら作業するのも良い方法です。