チームでプレゼンテーション資料を作成する際に、PowerPointとMicrosoft Teamsを連携させることで、リアルタイムに共同編集が可能になります。この記事では、PowerPointのファイルをTeams上でスムーズに共有し、複数人で効率よく編集作業を進める方法を解説します。
PowerPointとMicrosoft Teamsを連携するメリット
Microsoft Teamsは、Microsoft 365に統合されているため、PowerPointとの連携が非常にスムーズです。ファイル共有後は、WordやExcelと同様にリアルタイムで複数人が同時編集でき、変更履歴も残るため、修正箇所が一目でわかります。
また、Teams上でチャットや通話をしながら資料作成ができるため、確認や修正もその場で完了しやすく、ミスの削減にもつながります。
基本ステップ：PowerPointをTeamsにアップロードして共有する
まずはPowerPointファイルをMicrosoft Teamsのチャネルにアップロードします。以下の手順で進めましょう。
- ① Teamsアプリを開き、対象の「チーム」→「チャネル」を選択
- ② 上部メニューの「ファイル」タブをクリック
- ③ 「アップロード」→「このデバイスからアップロード」でファイルを選択
アップロードしたファイルはチャネルメンバー全員がアクセス可能になります。
アップロード後に共同編集を有効にする方法
PowerPointファイルをアップロードしただけでは編集できない場合があります。次の手順で共同編集モードを開始しましょう。
- ① アップロードしたPowerPointファイルをクリックして開く
- ② ブラウザまたはPowerPointアプリ上でファイルが開かれる
- ③ 自動的に「共同編集モード」となり、他のユーザーのカーソルが表示されます
複数人で同時編集する際は、誰がどこを修正しているかがリアルタイムで表示され、作業がスムーズになります。
Teams会議中に画面共有＋編集も可能
会議中にファイルを表示し、全員で確認しながらその場で修正することも可能です。手順は以下の通りです。
- ① 会議中に「画面を共有」→「PowerPointライブ」からファイルを選択
- ② 表示された資料は、参加者それぞれが操作できるモードになります
- ③ 編集が必要な場合は「ファイル」→「ブラウザで開く」で共同編集へ
例えば、会議中にフォントサイズの修正やスライドの追加をその場で行い、決定した内容を即座に反映することができます。
注意点とトラブル対処法
共有・編集を行う際には、以下の点に注意してください。
- 編集権限の確認： ファイルに編集権限があるかを確認（「表示のみ」になっていないか）
- 同期エラー： 複数人で同時編集していると、まれに競合が発生する場合があります。競合時には「保存の競合」の通知が表示されます
- チーム外ユーザー： 外部ユーザーはTeamsチャネルに追加されていないと編集不可。外部共有が必要な場合はOneDrive経由がおすすめです
まとめ｜PowerPointをチームで活用するにはTeams連携が最強
Microsoft Teamsを活用すれば、PowerPoint資料をリアルタイムで共有・編集することができ、チームでの業務効率が大幅に向上します。基本的なファイル共有方法と共同編集のステップを押さえておけば、プロジェクトの進行やプレゼン準備もスムーズに進むでしょう。
今後はTeamsでのファイル管理とリアルタイム編集を組み合わせて、よりスマートな資料作成を実現してみてください。
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