Microsoft Wordで区分ごとに改ページし、テーブル状に差し込み印刷を行う方法

Microsoft Wordで差し込み印刷を使用する際、区分ごとに改ページして、明細をテーブル形式で出力する方法を紹介します。この方法を使えば、データを区分ごとに整理し、簡単に印刷することができます。

1. 必要なデータとフォーマットの準備

まず、使用するデータを準備します。質問の例のように、区分（野菜、果物など）、名称、説明を含むテーブルを作成します。データをExcelなどのスプレッドシートソフトで管理し、それを差し込み印刷用のデータとしてWordに取り込みます。

2. データの取り込みと差し込み印刷の設定

Microsoft Wordで差し込み印刷を開始するには、[差し込み文書]タブから[宛名ラベル]や[ラベル作成]を選び、[差し込み印刷の開始]をクリックします。その後、Excelファイルをデータソースとして選択し、[区分]、[名称]、[説明]のフィールドを挿入します。

3. 区分ごとの改ページ設定

区分ごとに改ページを設定するためには、データソースで区分ごとに並べ替えを行い、Word側で条件を設定する必要があります。区分ごとに改ページを挿入するには、差し込み印刷のフィールドに条件を追加し、区分が変わるたびに改ページを挿入する設定をします。この設定は、[差し込み文書]タブの[フィールドの挿入]を利用して行います。

4. テーブルの挿入と整形

明細部分をテーブル形式で出力するには、Word文書内にテーブルを挿入します。その後、[区分]ごとにテーブルの行を整形し、データが反映されるようにします。これにより、区分ごとにまとめられたテーブルが作成されます。

5. 改ページと印刷プレビューの確認

最後に、区分ごとに正しく改ページされ、テーブル形式でデータが表示されているかを確認します。印刷プレビューを表示して、改ページやテーブルが正しく配置されているかを確認しましょう。

6. まとめ

Microsoft Wordの差し込み印刷を使えば、区分ごとに改ページして、明細をテーブル形式で整理して印刷することができます。適切な設定を行うことで、複雑なデータを効率よく処理できます。