企業に提出するExcel・Word書類で記入例シートを残すべきか削除すべきか

企業から送られてきたExcelやWordのフォーマットに記入例のシートが付いている場合、どのように提出すべきか迷っている方も多いでしょう。この記事では、その選択肢について解説します。

1. 記入例シートの役割とは？

記入例シートは、フォーマットにどのように情報を入力すべきかを示すための参考資料です。通常、記入例にはサンプルデータが入っており、どの項目に何を記載するかのガイドラインとして役立ちます。このため、記入例を削除することは避け、あくまで参考資料として残すのが一般的です。

ただし、記入例シートは必ずしも提出するものではないため、指示がある場合には記入例を削除して提出することもあります。もし指示がない場合、記入例シートを残しておくことが推奨されます。

記入例を残すべき場合には、以下のような理由が考えられます。

一方、記入例を削除するべき場合は、指示があった場合です。企業から明示的に「記入例を削除して提出するように」と指示された場合は、指示通りに記入例を削除して提出しましょう。

記入例を削除したい場合、ExcelやWordでは簡単に行うことができます。Excelの場合、シートタブを右クリックして「削除」を選択するだけで記入例シートを削除できます。Wordの場合、記入例がページ内に存在する場合、そのページを選択し削除するだけです。

ただし、削除前に必ずフォーマットの規定を確認し、指示がある場合のみ実行しましょう。無断で削除すると、企業に対して不信感を与えることがあります。

提出時に重要なのは、提出するフォーマットが正確であることです。記入例を残すべきか削除するべきかは、基本的には企業の指示に従うことが最も重要です。もし、指示が不明確であれば、事前に確認を取ることをお勧めします。

また、提出するファイルが正しい形式であるかを確認し、間違ったファイルを送らないよう注意しましょう。例えば、Excelの場合、ファイル形式が.xlsxであることを確認し、Wordでは文書が正しく保存されているかチェックすることが大切です。

記入例シートを残すべきか削除するべきかは、企業の指示に従うことが基本です。指示がない場合は、記入例シートを参考資料として残して提出することが一般的です。また、提出時に必要な情報を正確に記載し、フォーマットに従うことが大切です。