Accessを使用して、2つのExcelデータを統合し、住所と取引先名が一致する行を1行にまとめる方法を解説します。特に、2つのExcelに記載された取引先情報を1つの表に統合したい場合、正しいクエリと結合方法を理解することが重要です。このガイドでは、初心者でもわかりやすく、ステップごとに手順を説明します。
問題の概要と解決の方向性
質問者が抱える問題は、2つのExcelシートのデータを統合し、住所と取引先名が一致する行だけを正しく結合することです。具体的には、住所と取引先名が一致するデータを結合し、商品名と希望納期日を1行にまとめることが目標です。これを実現するためには、Accessの「クエリ」を使用して適切にデータを結合する必要があります。
ExcelデータをAccessにインポートする方法
まず、2つのExcelファイルをAccessにインポートします。Accessの「外部データ」タブから「Excel」を選択し、インポートしたいExcelファイルを選択します。インポートウィザードに従って、データをテーブルとしてAccessに取り込みます。2つのExcelシートはそれぞれ別々のテーブルとしてインポートされることになります。
これで、2つのExcelデータがAccess内のテーブルとして利用できるようになります。次のステップでは、このデータを結合するためにクエリを作成します。
住所と取引先名が一致するデータを結合するクエリの作成方法
次に、住所と取引先名が一致する行だけを抽出して、1行にまとめるクエリを作成します。これを実現するためには、「結合クエリ」を使用します。
以下の手順でクエリを作成します。
- 「クエリデザイン」を選択し、インポートした2つのテーブルを追加します。
- テーブルの「住所」と「取引先名」を結合条件として、両テーブルを関連付けます。
- 「商品名」「希望納期日」などの必要なフィールドを選択し、クエリに追加します。
- クエリを実行し、住所と取引先名が一致する行を結合します。
このクエリを実行すると、住所と取引先名が一致するデータのみが表示され、商品名と希望納期日が1行にまとめられます。
一部のデータが抜け落ちる問題の解決方法
一部のデータが抜け落ちる問題は、結合方法が正しくないことが原因で発生することがあります。特に、両方のExcelシートに同じ住所と取引先名がある場合にデータが抜け落ちることがあります。この場合、「左外部結合」や「右外部結合」を使用することで、片方のテーブルにしか存在しないデータも含めることができます。
「左外部結合」を使用すると、最初のテーブル（Excelシート1）の全てのデータを表示し、2番目のテーブル（Excelシート2）の一致するデータを結合できます。これにより、Excelシート1にしか存在しないデータも漏れなく表示されます。
まとめと最終チェック
最終的に、Accessを使用して2つのExcelデータを統合し、住所と取引先名が一致する行を正しく結合することができました。クエリを作成する際には、結合条件を適切に設定し、必要なフィールドを選択することが重要です。また、外部結合を利用することで、片方のテーブルにしかないデータを漏れなく表示させることができます。
これで、1つのテーブルに商品名と希望納期日が1行にまとめられたデータが完成しました。この方法を使えば、Access初心者でも簡単にExcelデータを統合することができます。
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