Wordで作成した電子契約書に甲と乙の署名を追加し、メールで送信した際に署名の追加や削除ができないという問題に直面することがあります。特に、Wordファイルが「読み取り専用」になっている場合、署名の追加ができないことがあります。この記事では、Wordで電子契約書を作成し、署名を甲と乙で追加できるようにするための方法をご紹介します。
1. Word文書の読み取り専用設定を解除する
まず、文書が「読み取り専用」になっている場合、その設定を解除する必要があります。Wordファイルを開いた際に「読み取り専用」と表示されている場合、ファイルメニューから「名前を付けて保存」を選択し、別の場所に保存してから再度開いてみましょう。この操作により、読み取り専用モードが解除されることがあります。
また、保存時に「保護されたビュー」をオフにすることで、文書を編集可能にすることができます。これを行うためには、Wordの設定メニューから「セキュリティセンター」を開き、「保護されたビュー」を無効に設定します。
2. 署名フィールドを挿入する
Wordでの電子署名を管理するために、署名フィールドを挿入する方法を使うことができます。まず、文書内に署名を必要とする場所に「署名フィールド」を挿入しましょう。これにより、甲と乙が署名を追加する専用のエリアを作成することができます。
「挿入」タブから「署名行」を選択し、必要な情報（署名者名、役職など）を入力します。この署名行を使うと、署名を入力するための枠が表示されます。
3. 署名を手動で挿入する
Wordでは、手動で署名を挿入することもできます。手書きの署名をスキャンして画像として挿入したり、デジタル署名を使用して署名することができます。
デジタル署名を使用する場合は、Wordの「挿入」タブから「オブジェクト」を選択し、署名を挿入します。これにより、署名が文書内に埋め込まれ、他のユーザーが簡単に署名を追加できるようになります。
4. クラウドサービスを使用して署名を追加する
メールで送信する際に、署名機能をサポートするクラウドサービスを利用する方法もあります。例えば、DocuSignやAdobe Signなどのクラウド署名サービスを利用すると、Wordファイルをオンラインで送信し、甲・乙が署名できるようにできます。
これらのサービスでは、契約書をオンラインで送信し、署名を簡単に追加できるだけでなく、署名済みの契約書をPDF形式で保存し、証拠として残すことができます。
まとめ
Wordで電子契約書を作成し、甲と乙が署名できるようにするには、署名フィールドを挿入したり、クラウドサービスを活用したりする方法があります。文書が「読み取り専用」になっている場合、その設定を解除してから署名を追加することが重要です。また、デジタル署名や手書きの署名画像を挿入する方法も有効です。これらの方法を活用することで、スムーズに契約書の署名を進めることができます。
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