Excelで名簿のページ番号を部署ごとに自動で振る方法

Excelで名簿の索引を作成する際、部署ごとにページ番号を振りたい場合、特定の数式や機能を使うことで効率的に対応できます。例えば、1ページあたり5人まで表示する場合、部署ごとのページ番号の設定を自動化する方法について解説します。

ページ番号を自動で振るための基本的な考え方

Excelでは、特定の条件に基づいて自動的にページ番号を振ることができます。この場合、1ページあたり5人までしか入らないという条件を考慮し、部署ごとにページ番号を自動で設定する数式を作成します。

まず、部署ごとに名簿のリストを並べ、各人に対応するページ番号を自動的に計算するための数式を組みます。

部署ごとにページ番号を振る数式の作成

ページ番号を振るためには、各部署における人数に基づいてページ番号を計算する必要があります。以下のような数式を使って、部署ごとのページ番号を自動で振ることができます。

例として、A列に部署、B列に氏名があり、C列にページ番号を設定する場合、C2セルに次の数式を入力します。

=INT((COUNTIF($A$2:A2, A2)-1)/5)+1

この数式は、部署ごとに1ページあたり5人を計算し、ページ番号を自動で割り当てます。部署が変わるたびにページ番号がリセットされ、1ページあたり5人が表示されるようになります。

COUNTIF関数とINT関数の使い方

上記の数式では、COUNTIF関数を使用して、同じ部署の人数をカウントしています。具体的には、$A$2:A2の範囲で部署が一致する人数をカウントし、その値を5で割った商をINT関数で切り捨てて、1ページに必要なページ番号を計算します。

この数式は、名簿の順番に合わせて自動的にページ番号を割り当てるため、手動でページ番号を入力する手間を省くことができます。

例：ページ番号が適切に振られる結果

たとえば、部署1の山田さんが1ページ目に表示され、青木さんが2ページ目、山口さんが2ページ目に表示される場合、この数式を使用することで、Excelが自動的に正しいページ番号を振ります。部署ごとにページ番号が更新され、名簿を整理する手間を大幅に削減できます。

この方法を使用すれば、名簿が長くても、部署ごとにページ番号が自動で調整され、効率的に作業を進めることができます。

まとめ

Excelで名簿のページ番号を部署ごとに自動で振る方法は、COUNTIF関数とINT関数を活用することで、ページごとの人数を簡単に管理できます。この数式を使えば、1ページあたり5人ずつ表示されるように設定でき、部署ごとに正しいページ番号を割り当てることができます。Excelの関数を使いこなすことで、名簿作成の作業効率が格段に向上します。