Wordで差し込み印刷を行い、各々の情報をPDF化して該当者にメールで送る作業は、ビジネスや個別対応に便利な方法です。この記事では、差し込み印刷で個別の内容を作成し、その後PDFとして保存し、さらに自動的にメールで送る手順を解説します。
差し込み印刷とは？
差し込み印刷は、Wordであらかじめ作成したテンプレートに、ExcelやCSVファイルのデータを差し込む機能です。これにより、同じ内容の文書を個別にカスタマイズして一度に大量に作成することができます。
例えば、名前や住所、個人コード、見出し1などを、リストから自動で挿入することが可能です。この機能を使うことで、大量の文書作成が効率的になります。
Wordで差し込み印刷を設定する手順
まず、Wordで差し込み印刷を行うための準備をしましょう。以下の手順を踏んで、Wordで差し込み印刷を設定します。
- ExcelまたはCSVファイルの準備：氏名、メールアドレス、個人コードなどを含むリストをExcelまたはCSVファイルに入力します。
- Word文書の作成：差し込み用のテンプレートをWordで作成し、差し込みたい場所に適切なプレースホルダ（例えば、
{名前}）を挿入します。 - 差し込みの開始：Wordの「差し込み文書」タブを開き、「宛先の選択」から作成したリスト（ExcelやCSVファイル）を選びます。
- フィールドの挿入：必要なフィールド（名前やコードなど）を差し込みます。
PDFとして保存する方法
差し込み印刷後、個別のPDFを作成するには、以下の手順を踏んでください。
- 差し込み印刷の完了：差し込み印刷が終わったら、「完了と差し込み」を選択して、個別の文書を作成します。
- PDFとして保存：作成された文書をPDF形式で保存するため、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、保存形式を「PDF」に設定して保存します。
PDFをメールで送る方法
作成したPDFを該当者に送るためには、手動でメールを送信する方法もありますが、複数の人に送る場合は、自動化する方法も便利です。ここでは手動で送信する方法を紹介します。
- メールにPDFを添付：メールの作成画面で、PDFファイルを添付します。
- 宛先の指定：送信先（Excelリストから取得したメールアドレス）を指定し、件名や本文を作成して送信します。
自動化するためのツール（オプション）
もし、より効率的にメール送信を自動化したい場合は、OutlookやVBAスクリプトを使用して、Word文書と連携させ、Excelリストに基づいて自動的にPDFをメール送信することができます。これにより、手動での作業を大幅に削減できます。
まとめ
Wordで差し込み印刷を行い、PDF化してから該当者に送る作業は、手動でも可能ですが、自動化することでさらに効率的に処理できます。ExcelやCSVファイルを使用してデータを管理し、差し込み印刷で個別の文書を作成、その後PDFとして保存し、メールで送信する手順を踏むことで、大量の作業を効率化できます。
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