Wordでの差し込み印刷設定方法：連番が正しく増加する設定の解説

Microsoft Wordの差し込み印刷機能を使用して、複数ページにわたって連番を振りたい場合、適切に設定しないと連番が1ページ目にリセットされてしまうことがあります。この問題に対して、連番をページごとに適切に増加させる方法を解説します。

1. 差し込み印刷の基本設定

差し込み印刷を使用するためには、まず元となるデータ（通常はExcelファイル）を準備します。このファイルに連番を記入し、Wordにインポートすることで、ページごとの連番を自動的に挿入することができます。しかし、デフォルト設定では、ページが切り替わる際に連番がリセットされてしまうため、設定に工夫が必要です。

2. 「次の番号」を正しく挿入する方法

連番を正しく表示させるためには、Excelファイルで準備した番号を「差し込みフィールド」に挿入するだけでは不十分です。Wordの差し込み印刷設定で、「次の番号」フィールドを使用し、ページをまたいで連番が続くように設定する必要があります。この設定を行うことで、2ページ目以降も13番、25番と順番通りに番号が増加します。

3. 連番リセットを防ぐ設定方法

具体的には、差し込み印刷の「差し込みフィールドの挿入」で、連番の元となるフィールドを挿入した後、別途「次の番号」フィールドを挿入することで、各ページで番号が続くように調整できます。また、Excelのデータをフィルタリングすることで、必要な行のみを差し込むことも可能です。

4. プレビューと印刷時の確認

差し込み印刷を行った後は、必ず「結果のプレビュー」を確認しましょう。この機能を使用することで、正しく連番が増加しているかを確認できます。問題が発生した場合は、差し込みフィールドの設定を再度見直し、必要に応じて「次の番号」を挿入する手順を繰り返します。

5. まとめ

Wordでの差し込み印刷を使用して連番を正しく振るためには、連番フィールドの設定を工夫することが重要です。Excelファイルからのデータの取り込みとWord内でのフィールド設定を適切に行うことで、ページをまたいで正しい順番で連番を表示することができます。次の番号を正しく挿入する方法を理解し、印刷前に必ずプレビューで確認することで、スムーズに差し込み印刷を実行できるでしょう。