Microsoft Office 2021のWordを使用中に、クラッシュや予期しない終了が発生した場合、最新のデータが消えてしまうことがあります。特に、再度ファイルを開いた際に以前のバージョンが表示されることがあり、これは多くのユーザーにとって悩みのタネです。この記事では、Wordの自動保存機能やデータ復元方法を詳しく解説し、失われたデータを取り戻すための手順を紹介します。
Word 2021でデータが消える原因とは？
Microsoft Word 2021には自動保存機能がありますが、何らかの理由でクラッシュや不具合が起こると、保存が正常に行われていないことがあります。この場合、前回保存した時点のデータに戻ってしまうことがあります。以下のような原因が考えられます。
- Wordがクラッシュして自動保存が完了しなかった
- ネットワークやディスクの不具合による保存エラー
- 手動でファイルを上書き保存してしまった
そのため、最新のデータが失われてしまった場合があります。
「前回保存済み」と表示される理由と対策
「前回保存済み」というメッセージが表示される場合、実際には最新のデータが保存されていない可能性があります。Wordがそのセッションでの最後の保存状態を表示しているためです。この場合、以下の手順で解決できる可能性があります。
- Wordを再起動し、自動保存が有効であれば「回復ドキュメント」または「自動回復のファイル」を確認します。
- ファイルを開いた状態で「ファイル」→「情報」→「管理ドキュメント」から「自動回復されたバージョンを表示」を選択します。
- ExcelやWordのバックアップファイルや一時ファイルが保存されている場合、それらを探して復元します。
Wordの自動回復機能を活用する
Wordでは、作業中にアプリケーションが予期せず終了しても、データの損失を最小限に抑えるために「自動回復」機能があります。この機能を使うことで、突然のクラッシュやシャットダウン後でも、作業内容を復元することができます。
自動回復の設定が有効になっていれば、作業内容が自動的に保存されますが、設定が無効になっている場合もあるので、以下の手順で確認してみましょう。
- 「ファイル」→「オプション」→「保存」タブを開き、「自動回復情報の保存間隔」を確認します。
- 「自動回復ファイルを保存する」オプションがオンになっているか確認し、必要に応じて変更します。
手動バックアップの重要性
自動保存や自動回復機能があっても、重要な作業内容は手動でバックアップを取ることが推奨されます。特に、頻繁に作業を行う場合や大切な文書を扱う際は、こまめにバックアップを取る習慣をつけることが大切です。次のような方法でバックアップを取ることができます。
- 定期的に「名前を付けて保存」を使用して異なるファイル名で保存する。
- クラウドストレージ（OneDriveやGoogle Driveなど）を活用して、ファイルをリアルタイムで保存・同期する。
- 外付けHDDやUSBメモリにデータをバックアップする。
まとめ
Microsoft Word 2021で「前回保存済み」と表示される問題に直面した場合、自動回復や手動バックアップを駆使して作業内容を復元する方法があります。また、自動保存機能が適切に動作していない場合は、その設定を見直すことが有効です。今後、データ損失を防ぐためには、定期的なバックアップと自動回復機能の確認を行うことが重要です。
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