Outlookで送信したWordやPowerPointのリンクが「アクセス権がなくて見れなかった」と言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。この問題は、リンクとして送られたファイルに適切な権限設定がされていない場合に発生します。この記事では、リンクとファイルの違い、そしてアクセス権を許可していない場合でもファイルを見れるようにする方法について解説します。
リンクとファイルの違い
まず、リンクとファイルの違いを理解しましょう。Outlookで送る際、リンクはクラウドストレージ（例えばOneDriveやGoogle Drive）上のファイルのURLであり、受信者がそのURLにアクセスできるように設定されていないと、アクセス権エラーが発生します。一方、ファイルは実際のデータそのもので、添付ファイルとして送ることができます。リンクを使うときは、適切な権限設定が必要です。
リンクを送信する場合のアクセス権設定
リンクを送信する際、特にクラウドサービスを利用する場合、ファイルの共有設定を「リンクを知っている人がアクセスできる」に変更して、誰でもアクセスできる状態にしておく必要があります。この設定を忘れると、アクセス権がないと言われてしまいます。
- 1. クラウド上のファイルを右クリックして「共有」を選択
- 2. 「リンクを知っている全員がアクセスできる」または「特定のユーザーにアクセスを許可」を選択
- 3. 設定を保存してリンクを再度送信
ファイルを添付して送る場合
リンクを送信してアクセス権の問題が発生するのが嫌な場合、WordやPowerPointファイルを直接添付して送る方法もあります。これにより、受信者がファイルをダウンロードしてそのまま閲覧できるようになります。
- 1. メール作成時にファイルを添付
- 2. 受信者はファイルをそのまま開いて操作可能
四角く囲った部分はファイルですか？
「四角く囲ってあるやつ」というのは、おそらくメール内に表示されている添付ファイルのサムネイルやリンク部分のことを指していると思います。リンクで送られた場合は、リンク先が表示され、ファイルの場合はアイコンやサムネイルが表示されます。この場合、受信者が実際にアクセスしたいファイルが含まれているかどうかは、送信方法によって変わります。
まとめ
OutlookでWordやPowerPointのリンクを送った場合、アクセス権の設定が不十分だと「アクセス権がなくて見れなかった」と言われることがあります。リンクを送る際は、ファイルの共有設定を確認し、ファイルを直接添付して送ることで、問題を避けることができます。ぜひこれらの設定方法を試して、再度送信してみてください。
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