Microsoft TeamsのCopilot機能を使って議事録を自動作成することは、会議の効率化に非常に役立ちます。しかし、議事録作成が会議参加者に知られることがあるのか、という疑問が生じることもあります。本記事では、TeamsのCopilotによる議事録作成が参加者にどのように通知されるか、またそのプライバシーに関する注意点について詳しく解説します。
1. Teams Copilotとは？
Microsoft Teams Copilotは、会議中に自動で議事録を作成する機能です。会議の内容をリアルタイムで理解し、重要なポイントやアクションアイテムを抽出して記録します。この機能により、会議後に手動で議事録を作成する手間を省けるため、時間の節約にもなります。
Copilotを使用することで、参加者全員が会議の内容に集中でき、議事録作成の負担を軽減できます。
2. 議事録作成中に会議参加者にバレることはあるのか？
Copilotが議事録を作成しているかどうかは、基本的に会議参加者に通知されません。議事録作成の過程が可視化されることはなく、ユーザーが何か特別なアクションを起こさない限り、参加者にはそのプロセスが見えることはありません。
ただし、議事録が完了した後に、通常はTeams内で議事録として共有されるので、参加者はその後確認できます。
3. 議事録作成機能の通知設定
一部の設定やポリシーによっては、組織内の管理者がCopilotを使用して議事録を作成する際に、通知が送信される場合があります。これにより、参加者が議事録作成を知ることができますが、通常は個別の通知が行われるわけではありません。
特にプライバシーやセキュリティに敏感な会議で議事録を使用する場合、事前に参加者に通知することを推奨する場合もあります。
4. 会議参加者への通知の方法
参加者に通知される方法としては、議事録が完成した時点で、Teams内でファイルがアップロードされたり、特定のチャネルに自動的に共有されたりすることが考えられます。これは、会議後のアクションとして行われるもので、会議中には通知が表示されません。
また、議事録作成の際に特定の操作を行った場合（例えば、手動で議事録を編集・追加した場合）には、その変更内容に関する通知が参加者に送られる可能性があります。
5. まとめ
Teams Copilotを使用して議事録を作成しても、通常は会議参加者にそのことが通知されることはありません。議事録作成のプロセスが可視化されることはなく、会議終了後に議事録が共有されることが一般的です。
ただし、特定の設定や管理者ポリシーにより通知が送信される場合もあるため、機能を使用する前に組織のポリシーや通知設定を確認しておくと良いでしょう。
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