ExcelとWordを使ったラベルの差し込み印刷で、2シート目以降に1番目から始まってしまう問題に直面したことはありませんか？この記事では、Excelで作成した一覧をWordでラベルに差し込む際に、正しくシートごとに連番を設定する方法を解説します。
ExcelとWordの差し込み印刷の基本設定
Excelにリストを作成し、Wordでラベルの差し込み印刷を行う際、通常は「差し込み印刷の開始」としてExcelデータを選択し、その後「差し込みフィールド」を挿入して印刷を行います。しかし、シートごとに異なる項目を正しく差し込みたい場合、設定を誤るとデータが途中から始まってしまうことがあります。
例えば、1シート目に1〜14番目までを差し込み、2シート目に15番目から始めたい場合、設定をしっかりと行うことが重要です。
データの差し込み順を調整する方法
Excelでリストを作成し、Wordで差し込み印刷を行う際、2シート目から正しく15番目のデータが表示されるようにするには、以下の手順を実行します。
- 差し込み印刷の設定：Wordの差し込み印刷ウィザードを開始し、Excelファイルを選択して差し込み元として設定します。
- ページごとの設定：差し込み印刷のページ設定で、ページごとのデータ数（1ページに差し込む項目数）を指定します。これにより、2ページ目が15番目から開始されるように設定できます。
- 項目番号の調整：Wordの差し込み印刷設定で、ページごとの項目番号がリセットされないように調整します。これにより、2シート目で15番目からデータが差し込まれます。
トラブルシューティング：データがずれてしまう場合
もし2シート目以降にデータがずれて表示されてしまう場合、以下の原因が考えられます。
- ページ設定の不備：ページごとのデータ項目数を設定していないと、Wordが自動的に項目を配置するため、ズレが生じることがあります。
- フィールドコードの誤設定：差し込み印刷時のフィールドコード（項目挿入位置）を適切に設定していない場合、データの順番がずれることがあります。
- データの整合性不足：Excelデータに空白行や不整合なデータがあると、差し込み印刷時に誤った順番でデータが差し込まれることがあります。
まとめ
ExcelとWordを使ったラベルの差し込み印刷で、シートごとに正しい項目番号で差し込みを行うには、ページ設定やフィールドコードの調整が重要です。手順をしっかりと確認して、正しい順番でデータを差し込むことで、スムーズにラベル印刷が行えます。もしデータがずれる場合は、ページ設定や項目番号の設定を再確認し、修正しましょう。
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