Power Queryは、Excelに搭載されている強力なデータ抽出ツールで、複数のファイルから情報を自動で集め、指定したセルにデータを転送する作業を効率化できます。この記事では、Power Queryを使って業務日誌を自動で作成する方法を解説します。
1. Power Queryの基本的な使い方
Power Queryは、Excelでのデータ処理を簡単にするためのツールで、データの取り込み、変換、整理を簡単に行うことができます。これを使うことで、複数のファイルから情報を自動的に集め、業務日誌を効率的に作成することが可能になります。
Power Queryは「データ」タブにあり、「データの取得」から様々なソース（Excelファイル、CSVファイル、データベースなど）を選択して情報を取り込みます。データを取得した後は、必要に応じて変換や整形を行うことができます。
2. 複数ファイルから情報を引っ張って業務日誌を作成する方法
業務日誌に必要な情報（出勤者の名前、業務内容など）を複数のExcelファイルから集めて自動的に記録するためには、以下の手順を踏みます。
- ファイルを指定して読み込む：Power Queryを使って、必要なExcelファイルをすべて読み込みます。
- データの整理：各ファイルのデータを整形し、同じ形式に合わせて情報をまとめます。例えば、日付や名前、業務内容などの列を統一します。
- データの結合：複数のファイルからデータをまとめるために、「結合」機能を使って、各ファイルの情報を1つのテーブルに統合します。
- 自動更新：Power Queryを設定しておけば、新しいデータを自動的に読み込み、業務日誌をリアルタイムで更新できます。
3. Power Queryで業務日誌のデータをExcelの指定セルに反映させる方法
業務日誌にデータを転送する際、Excelの指定されたセルに自動で情報を表示する方法も簡単です。Power Queryを使って取得したデータを、既定のフォーマットに合わせて出力することができます。
データが集まったら、Excelのセルにそのまま反映させる設定を行います。例えば、出勤者名と業務内容を別々のセルに表示したり、日付ごとに情報を整理して表示することができます。
4. Power Queryの自動化と利便性
Power Queryを使う最大の利点は、自動化です。一度設定を行えば、後はデータの追加や更新があっても、ボタン一つで最新の情報を集めて業務日誌を作成できます。これにより、手動でデータを入力する時間を大幅に削減できます。
業務日誌の自動化をさらに進めるためには、ExcelのVBAと組み合わせてさらに高度な自動化を行うことも可能です。
まとめ
Power Queryは、複数のExcelファイルから情報を引っ張って自動で業務日誌を作成するための非常に便利なツールです。基本的な使い方を理解し、ファイルを結合してデータを整理することで、毎日の業務の効率化を図ることができます。設定が完了すれば、業務日誌を自動で更新し、指定されたセルに情報を反映させることができます。
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