Power Automateを使って更新がない週の内容をランダムに投稿するフローの構築方法

Power Automateを使用して、SharePoint上のExcelデータを基に更新がなかった週の内容をランダムにTeamsに投稿するフローを作成する方法について解説します。この記事では、指定された要件に基づいてフローを構築する手順を順を追って説明します。

Power Automateでの基本的なフロー構築の流れ

まずは、Power Automateを使ったフローの構築における基本的な流れを理解しましょう。今回のフローでは、以下の要件に対応するために、Excelデータを操作し、特定の条件に基づいてTeamsに投稿することを目的としています。

1. SharePointに格納されたExcelデータを参照する

2. 特定の列（ここでは「Flag」列）に基づき、データを抽出する

3. 抽出したデータからランダムに1～2個選択する

4. 選択したデータをHTML形式に変換し、Teamsに投稿する

5. 投稿した内容の「Flag」列の数値を1増加させ、再投稿を防止する

まずは、ExcelのデータをPower Automateに取り込む設定を行います。Excelには「Flag」列を設定し、ここに特定の値（1など）を入力して、フローでそれを基準にデータを抽出します。

1. 「Excel – 行の取得」アクションを使用して、Excelファイルから必要なデータを取得します。

2. 次に、Excelの「Flag」列を基に、条件を設定します。例えば、「Flag」が1の行を抽出するように設定します。

3. 取得したデータを「ランダムにアイテムを選択」アクションを使って、1～2個ランダムに選択します。

ランダムに選択したデータをHTML形式に変換してTeamsに投稿するには、HTMLを組み立てる必要があります。Power Automateでは、選択したデータをHTMLテーブルとして変換し、Teamsに投稿することができます。

1. 「HTMLテーブルを作成」アクションを使って、ランダムに選択されたデータをHTMLテーブルに変換します。

2. その後、Teamsの「メッセージの送信」アクションを使って、HTML形式のテーブルを指定のチャネルに投稿します。

3. 最後に、「Flag」列の値を1増加させるために、「Excel – 行の更新」アクションを使用して、選択されたデータの「Flag」列を更新します。

HTMLテーブルの代わりに、別の形式で投稿する方法もあります。たとえば、リスト形式や箇条書き形式にして投稿する場合、HTMLの代わりにプレーンテキストを利用する方法があります。

1. 取得したデータを「テキストを組み立て」アクションを使用して、リスト形式や箇条書き形式に加工します。

2. 加工したテキストを「Teams – メッセージの送信」アクションにそのまま送信します。

この方法を使うことで、投稿内容をより視覚的にわかりやすく、ユーザーが簡単に理解できる形式にすることができます。

Power Automateを使って、Excelの「Flag」列を参照し、更新がなかった週の内容をランダムに1～2個選択してTeamsに投稿するフローを構築する方法について解説しました。

このフローを作成することで、毎週自動的に更新がない週の内容をリマインドとして投稿することができ、チーム内での情報共有がスムーズになります。ランダムに選ばれた内容をリスト形式や箇条書き形式で投稿することで、さらにわかりやすく伝えることができます。