Power Automateを使ってOneDriveのExcelファイル更新時にメール通知を送信する際、特定の条件を設定して、社外の人だけに通知が送られるようにする方法について解説します。
Power Automateの基本的な設定方法
Power Automateでは、ファイルが更新されたときに自動でアクションを起こすことができます。OneDrive上のExcelファイルが更新された場合、更新したユーザーに関する情報を取得し、そのユーザーに関連するアクション（例えば、メール通知）をトリガーすることが可能です。
その際、ユーザーのメールアドレスを使って、特定のドメイン（社内か社外か）に基づいた条件を設定することができます。しかし、社内と社外の人を区別するためには、適切な設定が必要です。
社内と社外のユーザーを区別する方法
社内と社外を区別するためには、メールアドレスのドメイン部分を使用するのが一般的です。例えば、社内のメールアドレスが「@company.com」といった形で統一されている場合、Power Automateで「@company.com」を条件として設定し、それ以外のドメイン（社外）に対してのみアクションを実行するように設定できます。
具体的な手順は、条件ステップを追加し、「メールアドレスが@company.comでない場合」という条件を作成します。これにより、社外の担当者だけに通知を送ることができます。
最終変更者のメールアドレスを取得する方法
Power Automateでは、ファイルのプロパティを取得する際に、「最終変更者」の情報を取得することはできます。ただし、最終変更者の情報を利用するためには、OneDriveやSharePoint内のファイルプロパティに関連したトリガー（例：「ファイルが更新された時」）を使用し、その後「最終変更者」フィールドを参照することが必要です。
その後、取得した最終変更者のメールアドレスを条件に基づいてフィルタリングし、条件に合致した場合にのみメール通知を送ることができます。これにより、特定のユーザー（社外の担当者）のみ通知を送信できます。
メール送信の設定方法
最終的に、Power Automateで設定した条件を基に、条件に合致した場合に「メールの送信」アクションを追加します。送信先に指定するのは、最終変更者のメールアドレスです。送信内容には、どのファイルが更新されたのか、更新者は誰か、何をしたのかなどの情報を含めることができます。
これにより、社外の担当者だけに適切に通知を送ることができます。
まとめ
Power Automateを使ったメール通知の設定では、社内と社外のユーザーを区別するために、メールアドレスのドメインを利用する方法が有効です。条件設定を工夫することで、特定のユーザーにのみ通知を送ることができ、効率的な通知管理が可能になります。
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