Microsoft 365のSharePointでExcelを使用している場合、特定のセルに入力されたデータが設定した閾値を下回った際に、自動的にメールを送信する機能を活用することができます。この記事では、SharePoint内のExcelファイルでそのような通知機能を設定する方法について、詳細に解説します。
SharePointとExcelを活用した自動通知の必要性
業務において、特定の条件が満たされた場合に自動的に通知が送信されると、手間を省くとともに重要なタイミングを逃すことなく対応することができます。特に、製品の完成情報を管理している場合、閾値を下回った際に通知を受け取ることは重要です。
例えば、製品の品質チェックや在庫数が一定の数値を下回った場合、担当者にすぐに通知を送ることで、問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。
Microsoft Power Automateを活用する方法
SharePointと連携してExcelを使用する場合、Microsoft Power Automate（以前はMicrosoft Flowとして知られていたツール）を利用することで、特定のセルの値が閾値を下回った場合に自動的に通知を送信することができます。
Power Automateは、SharePointのデータやExcelファイルを監視し、条件を設定することで、さまざまなアクションを自動的に実行できます。例えば、Excelシート内でセルの値が閾値を下回った場合に、指定したメールアドレスに自動的に通知を送ることが可能です。
Power Automateで通知フローを作成する手順
Power Automateを使用して、Excelのデータに基づいて自動通知を送信するための基本的なフローを作成する手順は次の通りです。
ステップ1: Power Automateにログイン
まず、Microsoft Power Automateにログインします。ログイン後、「テンプレート」を使用して簡単に自動化フローを作成することができます。
ステップ2: フローの作成
新しいフローを作成するために「+ 作成」をクリックし、「自動化されたフロー」を選択します。次に、トリガーとして「SharePoint」の「アイテムが作成または変更されたとき」を選びます。
ステップ3: Excelのデータ監視と条件設定
次に、Excelファイルが格納されているSharePointライブラリを指定し、監視対象となる列を選びます。これにより、特定のセルが変更された際にトリガーが発動します。
次に、条件式を追加し、設定した閾値を下回る場合に通知を送るようにします。
メール通知の設定方法
通知を送信するには、「アクションの追加」をクリックして「メールを送信」を選択します。通知の内容として、送信先のメールアドレス、件名、本文を設定することができます。
具体的には、条件式が満たされた場合に、担当者に「製品の完成情報が設定した閾値を下回りました」という内容のメールが自動的に送信されます。
実際の例：製品在庫管理での通知
例えば、製品在庫数が設定した最小数量を下回った場合に通知を送るとします。Power Automateでフローを作成し、在庫数が設定した閾値（例えば10個）を下回ると、管理者に「在庫数が10個を下回りました。補充が必要です。」という通知メールが送信されます。
このように、Power Automateを利用することで、業務の効率化を図るとともに、重要な情報をタイムリーに受け取ることができ、迅速な対応が可能となります。
まとめ｜Power Automateを活用した通知の設定
SharePointとExcelを使った業務の効率化には、Microsoft Power Automateを活用することが非常に効果的です。特定のセルの値が閾値を下回った場合に自動的に通知を送る仕組みを作ることで、重要な情報を見逃すことなく、迅速に対応できます。
設定手順を踏まえて、ぜひ自社の業務に合わせた通知フローを作成し、業務の効率化と情報管理を一層強化しましょう。
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