OneDriveを使って共有したEXCELシートで、誰でも編集できる状態になっている場合、特定の人だけが編集できるように設定したいと思うことがあります。この記事では、誰でも編集可能なシートを特定の人のみ編集可能にする方法をわかりやすく解説します。
OneDriveの共有設定の基本
まず、OneDriveでEXCELシートを共有する際の基本的な共有設定について確認しましょう。シートを共有するには、シート上部の「共有」ボタンをクリックし、シェアする相手のメールアドレスを入力します。この時、デフォルトで「リンクを知っているすべての人が編集できます」というオプションが選ばれることが多いですが、これを特定の人に制限することが可能です。
特定の人だけ編集可能にする設定
特定の人に編集を許可するには、まず「リンクを知っているすべての人」ではなく、具体的なメールアドレスを指定して共有を行います。具体的には、シートを共有する際に、「特定のユーザーにのみ編集を許可」というオプションを選択します。
その後、共有したい相手のメールアドレスを入力し、「送信」ボタンをクリックすれば、その人だけがシートを編集できるようになります。この方法で他の人の編集を制限することができます。
特定の人を編集不可にする方法
もし、特定の人に編集権限を与えたくない場合、同様に共有設定画面で「閲覧のみ許可」を選択することができます。この設定を行うことで、その人はシートの内容を見ることはできますが、編集することはできなくなります。
例えば、共有したい相手が数人いる場合、編集権限を与えたくない人には「閲覧のみ」のリンクを送ることができ、他の人に対しては「編集可能」のリンクを送ることができます。
権限の管理方法と変更
シートを共有した後で、編集権限を変更したい場合も簡単に設定を変更できます。再度「共有」ボタンをクリックし、「権限の管理」を選択することで、編集者や閲覧者の変更が可能です。
この設定により、後からでも権限の変更ができるため、柔軟に対応することができます。例えば、あるユーザーに一時的に編集権限を付与した後、不要になった場合にはすぐにその権限を外すことができます。
共有リンクの管理と注意点
共有リンクには有効期限を設定することも可能です。特定の期間だけ編集可能な状態にしたい場合には、有効期限を設定することで、期限を過ぎると編集できなくなります。また、「リンクの設定」でパスワードを設定することもでき、セキュリティを強化することが可能です。
リンクの管理をしっかり行うことで、誤って他の人に編集権限を与えてしまうリスクを減らすことができます。
まとめ
OneDriveでEXCELシートを共有する際に、特定の人だけ編集可能にする設定は非常に簡単です。共有リンクを送る際に、相手のメールアドレスを指定して編集を許可するか、閲覧のみの権限を設定することで、より細かい管理が可能になります。また、権限の変更も柔軟に行えるため、必要に応じて設定を調整することができます。
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