Wordで同一の文章に異なる宛名を挿入する場合、毎回手動で修正するのは手間がかかります。特に大量の宛名を使う場合、効率的に作業を進めるためには、宛名を可変にする方法が便利です。この記事では、Wordで「宛名」を可変にするための具体的な方法を解説します。
差し込み印刷機能を使う
Wordには「差し込み印刷」機能があります。これを使うことで、同一の文書に異なる宛名を自動的に挿入することができます。この方法を使えば、同じ文書内で複数の宛名を効率的に管理することが可能になります。
差し込み印刷を使用するには、まず宛名リストを作成し、そのリストをWord文書に挿入します。リストはExcelで作成することが一般的です。
差し込み印刷の設定手順
1. **宛名リストを作成する**：まずExcelなどで、宛名の情報を整理します。例えば、氏名や会社名、住所などをカラムごとに入力します。
2. **Wordで差し込み印刷を開始する**：Wordを開き、「差し込み文書」タブを選択します。その後、「差し込み印刷の開始」をクリックし、「宛名ラベル」や「手紙」を選びます。
3. **宛名リストの選択**：作成したExcelファイルを選択し、「宛名の挿入」をクリックします。これにより、文中に指定した位置に宛名が挿入されます。
4. **差し込み印刷のプレビュー**：宛名が正しく挿入されていることを確認するため、「プレビュー結果」をクリックして、確認します。
5. **印刷または保存**：確認後、印刷するか、必要な形式で保存します。
宛名の可変設定を手動で行う方法
差し込み印刷を使用しない場合でも、宛名を手動で可変に設定する方法があります。それは、文書内の「xx xxxx 様」の部分をフィールドコードで置き換える方法です。
1. **「xx xxxx 様」の部分を選択**：変更したい宛名の位置にカーソルを合わせ、選択します。
2. **フィールドコードを挿入する**：リボンの「挿入」タブから「クイックパーツ」→「フィールド」を選択し、「MergeField」や「Ask」などのフィールドコードを選びます。これにより、可変にしたい部分をフィールドコードとして設定できます。
3. **データ入力**：必要な宛名情報を入力し、フィールドコードを更新することで、異なる宛名を挿入できます。
他の方法と注意点
Wordの差し込み印刷やフィールドコードの他にも、VBA（Visual Basic for Applications）を利用して、自動的に宛名を変更する高度な方法もあります。ただし、VBAを使うにはプログラムの知識が必要となるため、初心者には難易度が高いかもしれません。
また、宛名の情報を頻繁に変更する場合は、定期的にデータベースやリストを更新する必要があります。この点を考慮して、管理方法を決めることが大切です。
まとめ
Wordで宛名を可変にするための方法として、差し込み印刷を使う方法やフィールドコードを使用する方法があります。差し込み印刷は特に多くの宛名が必要な場合に便利で、効率よく同じ文書に異なる宛名を挿入することができます。どの方法を選ぶにしても、自分の作業スタイルに合った方法を選び、作業効率を向上させましょう。
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