生産性のモニタリングシートを作成するためにkintoneからデータをExcelに抽出する作業を自動化したい場合、どのツールを選ぶべきか悩むことがあります。Power AutomateとPower Automate for Desktopのどちらが適しているのか、各ケースに分けて詳しく解説します。
手動でkintoneからrawデータをダウンロードする場合
まず、手動でkintoneからデータをダウンロードする場合について考えましょう。Power AutomateやPower Automate for Desktopは、データ抽出を自動化するために使うツールですが、手動でデータをダウンロードする場合は、特に自動化ツールを使用する必要はありません。ただし、手動ダウンロード後の処理を自動化する場合、Power Automateが適しています。
例えば、手動でkintoneからCSVファイルをダウンロードした後、そのデータをExcelで整理・分析する作業を自動化したい場合、Power AutomateでExcelの処理を簡単に自動化できます。特定のフォルダにデータが保存された時点で、Excelでの処理を自動で実行するように設定できます。
kintoneからrawデータを自動で出力する場合
kintoneからのデータ抽出を完全に自動化したい場合、Power Automateを使うのが適しています。Power Automateには、kintoneと他のシステムを連携させるためのコネクタがあり、kintoneからデータを直接取得して、Excelに書き込むことが可能です。
具体的には、Power Automateを使ってkintoneのAPIを呼び出し、特定の条件に基づいてデータを取得し、そのデータをExcelに保存することができます。これにより、毎回手動でデータをダウンロードする手間が省け、完全に自動化されたワークフローが作成できます。
Excelに複雑な関数を入れる場合
Excelに複雑な関数や数式を使用する場合、Power Automate for Desktopの方が適しています。Power Automate for Desktopでは、Excelファイルを開いてセルにデータを入力するだけでなく、数式の入力やセルのフォーマットの変更も自動で行えます。
例えば、Power Automate for Desktopを使用すると、Excelで数式や条件付き書式を自動で適用し、データを分析する処理を自動化できます。これにより、kintoneからデータを抽出してからExcelでの集計作業をすべて自動で行えるようになります。
Power AutomateとPower Automate for Desktopの選び方
Power AutomateとPower Automate for Desktopの使い分けは、主に自動化したい作業の種類によります。Power Automateは、クラウドベースでの自動化に優れており、kintoneのデータ抽出やExcelの自動保存など、シンプルなワークフローを構築する際に最適です。一方、Power Automate for Desktopは、PC上でのアプリケーション操作や複雑なExcel操作など、デスクトップアプリケーションの自動化に強力です。
まとめ
kintoneからExcelへのデータ抽出を自動化する際に、Power AutomateとPower Automate for Desktopはそれぞれ異なる強みを持っています。シンプルな自動化であればPower Automate、複雑なExcelの操作やPCアプリケーションの操作が必要な場合はPower Automate for Desktopを使用すると効果的です。どちらを使うべきかは、自動化したい作業の内容に応じて選択しましょう。
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