Notionを使って学級別にタスクの進捗を管理したい場合、共通のタスクリストを各学級に表示させ、学級ごとの進捗を分けて管理する方法に関する問題が発生することがあります。この記事では、Notionで学級ごとにタスクを管理する方法、特にチェックボックスの共有問題について解決策を紹介します。
1. タスクの進捗管理におけるチェックボックスの問題
質問者の問題では、共通のタスクリストを使用して学級ごとのタスクを管理したいが、タスクの進捗が学級間で共有されてしまうというものです。具体的には、学級Aで「書類A提出」のタスクを完了させると、学級Bのページでも自動的にチェックがついてしまうという問題です。
これは、Notionの「チェックボックス」がデータベースの同一フィールドを参照しているために発生しています。データベースの一部の情報が共通化されている場合、チェックボックスも共通で更新されてしまいます。
2. 学級ごとに進捗を管理するための方法
この問題を解決するためには、以下の方法で学級ごとにタスクの進捗を管理することができます。
- 個別のタスクリストを作成する：学級ごとに個別のタスクリストを作成し、それぞれのページに表示させる方法です。これにより、学級Aと学級Bで別々に進捗を管理できます。
- 「リンクされたデータベース」を使用する：Notionでは「リンクされたデータベース」を使って、異なるページに同じデータベースをリンクすることができます。これにより、タスクは共通のデータベースに保存されますが、表示内容をフィルタリングして学級別に進捗を管理できます。
3. ロールアップを活用した方法
「ロールアップ」を使って学級別に進捗を表示する方法もありますが、学級やタスクが頻繁に増減する場合には手動での編集が必要となり、現実的でないことがあります。そのため、データベースの管理を効率化するためには、リンクされたデータベースを使う方が柔軟です。
4. チェックボックスの進捗を分けるための実践手順
具体的にどのように学級ごとの進捗を管理するかの手順を以下に示します。
- 「学級リスト」と「タスクリスト」を作成。
- 「タスクリスト」のデータベースを「リンクされたデータベース」として学級ページに追加。
- 学級Aのタスクには進捗状況に応じたチェックボックスをつけ、学級Bのタスクにはそれぞれ異なる進捗管理を行う。
- 「リンクされたデータベース」内で、学級ごとのフィルターを設定して、学級A、学級Bの進捗を別々に管理する。
5. 学級とタスクが頻繁に増減する場合の管理方法
学級やタスクが頻繁に増減する場合、Notionで柔軟にデータを管理するためには、定期的なメンテナンスと自動化を取り入れることが有効です。リンクされたデータベースを使用することで、タスクや学級が増えても、学級ごとの管理が簡単に行えます。
まとめ
Notionを使った学級ごとのタスク進捗管理には、リンクされたデータベースを活用することが効果的です。これにより、タスクの進捗を学級ごとに分けて管理し、チェックボックスの共有問題を解決できます。また、タスクや学級が増減する場合にも、柔軟に対応できる方法です。
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