Microsoft Wordでのワードファイルとワードテンプレートの違いと書類提出時の選択方法

Microsoft Wordを使用する際、ファイルの保存時に「ワードファイル」と「ワードテンプレート」が選べますが、これらの違いについてはあまり意識されていないことが多いです。この記事では、それぞれの違いと書類提出時にどちらを選ぶべきかについて解説します。

1. ワードファイルとワードテンプレートの違い

「ワードファイル」と「ワードテンプレート」は、どちらもMicrosoft Wordで使用する形式ですが、その役割は異なります。

ワードファイル（.docx）は、通常のドキュメントファイルであり、内容を自由に編集できます。完成した文章をそのまま保存し、他の人と共有して利用します。

ワードテンプレート（.dotx）は、特定の形式やレイアウトが設定されたテンプレートファイルです。文書を作成する際に、再利用できるデザインや構造が提供されます。テンプレートを使うことで、一貫した形式でドキュメントを作成することができます。

ワードファイルとワードテンプレートは、それぞれ異なる用途で使用されます。

ワードファイルは、通常の文書作成に使用され、文章を一度作成したら、その内容を保存して、他のユーザーと共有したり印刷したりするために最適です。

ワードテンプレートは、同じ形式やレイアウトを複数回使用する必要がある場合に便利です。例えば、名刺、報告書、請求書など、毎回同じ形式のドキュメントを作成する場合に、テンプレートを使うことで作業を効率化できます。

書類を提出する際に「ワードファイル」と「ワードテンプレート」のどちらを使用するかは、目的や相手の要求によって異なります。

一般的に、最終的な文書を提出する場合は「ワードファイル」の形式が適切です。これは、提出する書類が完成したドキュメントであり、他の人がその内容を簡単に編集したり印刷したりできるようにするためです。

一方、提出先から特定のフォーマットで書類を提出するように指示がある場合や、何度も同じ形式で書類を作成する必要がある場合は、ワードテンプレートが有効です。

ワードテンプレートを使う場面としては、以下のようなものがあります。

これらの状況では、ワードテンプレートを使うことで時間を節約でき、文書作成の効率を上げることができます。

Microsoft Wordでの「ワードファイル」と「ワードテンプレート」の違いを理解し、書類提出時にどちらを選ぶべきかを考えることは重要です。最終的な完成書類を提出する場合はワードファイルを使用し、同じフォーマットで繰り返し作成する場合はワードテンプレートを利用することをお勧めします。