エクセルで管理している住所録を使って、はがきのあて名印刷を行う方法を解説します。これにより、複数の住所に一度に効率的に印刷できるようになります。郵便番号、住所、氏名などの情報を順番に印刷する方法を順を追って説明します。
はがきのあて名印刷とは？
はがきのあて名印刷は、主に大量のはがきを一度に印刷するために使用される機能です。住所録に記載された情報を使って、封筒やはがきに自動で印刷することができます。これにより、手作業で一件ずつ記入する手間を省くことができます。
エクセルで住所録を整備する
まず、住所録をエクセルで整理しましょう。必要なカラムとしては、氏名、住所、郵便番号などを用意します。例えば、次のようにエクセルに情報を入力します。
- 氏名
- 住所
- 郵便番号
これらの情報を表形式で並べておきます。住所録の各行が一人分のデータとなり、複数行を使って全員分のデータを記入します。
はがきのあて名印刷を設定する
エクセルで住所録を整備した後、次に「差し込み印刷」機能を使用します。差し込み印刷は、エクセルのデータを利用して、Wordで印刷を行う機能です。
1. Wordを開き、[差し込み文書]タブを選択します。
2. [宛名ラベル]をクリックし、ラベルの形式を選びます。
3. [宛名の選択]でエクセルの住所録ファイルを選択します。
4. 必要な情報（氏名、住所、郵便番号など）をラベルに挿入します。
5. 最後に、[印刷]ボタンを押して、はがきに宛名を印刷します。
差し込み印刷の設定ポイント
差し込み印刷を行う際のポイントとして、ラベルのレイアウトや、印刷する際のページ設定に注意を払うことが大切です。例えば、はがきのサイズに合わせて印刷領域を設定し、文字のサイズやフォントを調整します。これにより、印刷物がきれいに整った状態で出力されます。
まとめ
エクセルで住所録からはがきのあて名印刷を行うためには、まずエクセルで住所録を整備し、その後、Wordの差し込み印刷機能を使って印刷することができます。この方法を使うと、大量のはがきの印刷も効率的に行うことができ、時間を大幅に節約できます。
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