Microsoft 365で送られてきたExcelファイルを編集し、他の人と共有する際、正しい保存方法やファイル管理の方法を知っておくことが大切です。特にOneDriveやデバイスに保存されたファイルの状態を理解し、共有されるべきファイルだけを他の人と共有することが重要です。この記事では、Microsoft 365でのファイルの保存方法、共有設定、誤って共有してしまったファイルの削除方法について詳しく解説します。
Microsoft 365のファイル保存と共有の基本
Microsoft 365では、ファイルを保存する際にいくつかのオプションがあります。特に、OneDriveを使用することで、ファイルをクラウド上で保存し、どこからでもアクセスすることができます。ファイルを他の人と共有する際には、保存先の設定に注意を払う必要があります。
ファイルを編集した後、共有リンクを作成して他の人に送信することができますが、リンクが正しく設定されていないと、誤って不要なファイルを共有してしまうことがあります。共有リンクを送る前に、どのファイルを共有するかを確認することが大切です。
保存されるファイルの種類と場所
ファイルの保存方法には「このデバイス」「OneDrive」などがあり、保存場所によって共有される範囲が異なります。例えば、ファイルが「このデバイス」に保存されている場合、そのファイルは自分のPCにしか保存されず、他の人とは共有されません。しかし、OneDriveに保存されたファイルはクラウド上でアクセス可能となり、設定によって他のユーザーと簡単に共有できます。
もし「ファイルのコピー」が一つある場合、それはオフラインで保存されたものか、OneDriveと同期されていない可能性があります。同期設定を確認し、どのファイルが実際に他の人と共有されているかをチェックしましょう。
誤って共有したファイルの削除方法
誤ってOneDriveで共有してしまったファイルを削除するには、OneDriveにアクセスし、「共有」セクションから共有設定を確認します。ここでは、どのファイルが他のユーザーと共有されているかが一覧表示されます。
ファイルを削除したい場合、対象のファイルを選択して「削除」オプションを選びます。これにより、そのファイルはOneDriveから削除され、他のユーザーがアクセスできなくなります。また、共有リンクを無効にすることもできます。
OneDriveとPCの同期設定の確認
OneDriveに保存されたファイルが正しく同期されていない場合、最新のファイルが共有されていない可能性があります。これを確認するには、OneDriveアプリケーションを開き、同期設定を確認します。
「OneDriveの設定」から「同期」タブを選択し、必要なフォルダーが同期されているかどうかを確認します。同期されていないファイルがある場合、手動で同期を開始することができます。
まとめ
Microsoft 365を使ってファイルを共有する際、どのファイルが他のユーザーと共有されているかを正しく把握することが重要です。OneDriveに保存されたファイルは簡単に共有できますが、保存場所や同期設定に注意を払い、誤って不要なファイルを共有しないようにしましょう。
誤って共有してしまった場合は、OneDriveからファイルを削除し、共有リンクを無効にすることで、他のユーザーにファイルが見られないようにできます。これらの方法を試すことで、安全にファイルを管理できるようになります。
コメント