Excelデータを編集して保存しようとした際に、新たなファイルが増えてしまい、元のデータが更新されないという問題に直面している方も多いかもしれません。特に、box（クラウドストレージ）内でExcelを使用している場合、このような問題が発生することがあります。この記事では、この問題を解決する方法を解説します。
問題の概要と原因
Excelファイルを編集して保存すると、同じ名前のファイルが増えていく現象は、主にファイルの保存方法やクラウドストレージの設定によって引き起こされることが多いです。特に「Excel(a)」を編集して「Excel(a)+++@++++」という名前で保存されてしまう場合、ファイルが正しく上書き保存されていない可能性があります。
この問題は、Excelがファイルを開いたときにローカルコピーを作成し、その後に保存する際に別の名前で保存してしまうことによって発生します。また、箱（box）内の同期の問題も影響している場合があります。
解決策1: Excelの保存設定を確認する
まず、Excelの保存設定を確認しましょう。特に「名前を付けて保存」ではなく、上書き保存が選択されていることを確認してください。デフォルトでは、ファイルを編集した際に上書き保存が行われますが、手動で「名前を付けて保存」を選択すると新しいファイルが作成されてしまいます。
「ファイル」メニューから「保存」を選ぶことで、元のファイルを上書きすることができます。手動で保存するときは、「名前を付けて保存」ではなく「上書き保存」を選んでください。
解決策2: boxの同期設定を確認する
box内でExcelファイルを編集している場合、boxが適切に同期されていないと、新しいファイルが作成されてしまうことがあります。boxの設定で「同期」や「自動保存」を確認し、同期が正しく行われているかをチェックしてください。
また、Excelがboxと正しく同期していない場合、クラウドストレージ内で「同期中」や「アップロード中」と表示されることがあります。この状態ではファイルが更新される前に保存されることがあるため、同期が完了するまで待機することをお勧めします。
解決策3: Excelの自動保存機能を確認する
Excelには自動保存機能があり、この機能がオンになっている場合、ファイルの保存が手動で行われていなくても定期的に保存されることがあります。しかし、自動保存がオンになっている場合でも、クラウド環境で保存されるタイミングが異なるため、上書き保存が意図した通りに行われないことがあります。
自動保存の設定を確認するには、Excelの「ファイル」>「オプション」>「保存」から設定を確認します。必要に応じて、自動保存を無効にして手動で保存することを試みましょう。
まとめ
Excelファイルが上書き保存できず、新しいファイルが増えてしまう問題は、Excelの保存設定やクラウドストレージの同期設定、そしてExcelの自動保存機能によって引き起こされることが多いです。上記の解決策を試すことで、問題が解消されることが期待できます。特に、保存方法を確認し、クラウドストレージの同期状態をチェックすることが重要です。
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