Microsoft Accessを使って年間収支のレポートを作成する際、収入と支出を月別に集計し、最後に月ごとの残高を計算する方法について解説します。本記事では、クロスクエリを使用して、収支と累計を整理し、最終行で収入と支出の差を表示する方法を詳しく紹介します。
収入と支出のクロスクエリによる集計
まず、収入と支出のデータを月別に集計する方法を確認しましょう。あなたの例では、各月の収入や支出を「費目」別にまとめ、合計を表示しています。これには、Accessでクロスクエリ（クロス集計クエリ）を使うのが効果的です。これにより、月ごとのデータを一目で確認でき、効率よく集計が可能です。
例えば、「収入の部」と「支出の部」のデータをそれぞれクロス集計クエリで作成し、月別の合計を算出します。クエリの作成方法は、フォームやレポートに月別のデータを表示させるために重要です。
残高計算のためのクエリ設定
次に、月ごとの残高を計算する方法を解説します。残高は「収入－支出」で計算するため、収入と支出の差を表示するための計算式をクエリに組み込みます。
例えば、収入の合計を「収入合計」、支出の合計を「支出合計」として定義し、その差を新たに計算フィールドとして作成します。計算式は、以下のようになります。
残高: [収入合計] - [支出合計]
これをクエリに追加することで、各月ごとの収支差額（残高）を表示できます。
累計の計算方法とその表示
累計は、月ごとの収支を積み上げていく形で計算します。例えば、4月の収入と支出が分かれば、その差額を累計に加算し、5月の収支差額を累計に足していきます。
累計を計算する方法は、Accessのクエリで「前月の累計を加算する」形で計算式を設定できます。例えば、5月の累計は次のような式で計算できます。
累計: [前月の累計] + [今月の残高]
この計算を全月に対して行うことで、毎月の累計を表示することができます。
残高表示をレポートで確認する方法
作成したクエリをレポートに組み込み、月別の収支と残高を表示することで、視覚的に確認できます。レポートの作成方法は、各月ごとのデータが一覧で表示されるようにレイアウトを整え、最後に「収支合計」と「残高」を含めます。
レポートのフィールドに残高を追加する際、先ほど作成した「残高」の計算式を使います。これにより、収入と支出が分かりやすく、月ごとの残高を一目で確認できます。
まとめ：Accessで収支表と残高を効率的に作成する方法
Microsoft Accessを活用すれば、収入や支出を月別に整理し、最終的に残高を計算して表示することができます。クロスクエリを使った集計や、計算フィールドを利用した残高表示をうまく活用することで、効率的にレポートを作成できます。
収支表の作成を通じて、月ごとの収支の変動や累計の推移を確認することができるため、業務や個人の財務管理に役立つツールとして活用できます。
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