SharePoint内に格納された複数のExcelファイルを効率的に管理し、指定された時間内に記入が完了していない場合に通知を送信するシステムをPower Automateを使って作成する方法を解説します。この記事では、複数の条件を満たす自動化ワークフローを構築する手順を詳しく紹介します。
Power Automateの基本的な流れ
Power Automateは、業務の自動化を支援するツールで、SharePointやExcelなどと連携し、指定された条件を満たすとアクションを実行することができます。このツールを使用することで、指定した時間に通知を送る、記入状況を確認するなどの作業を自動化できます。
まずはPower Automateにログインし、「新しいフロー」を作成して、次の条件に基づいたフローを作成します。
Power Automateでフローを作成するための手順
1. Excelファイルの確認と条件設定
まず、Power AutomateでSharePointに格納されているExcelファイルにアクセスします。Excel Online（Business）を使って、ファイルを指定し、記入すべき内容が何か、どのセルに記入があるべきかを明確にします。
次に、条件を設定します。例えば、「記入する人の名前」と「記入完了日」を確認するために、Excelファイルの列を指定して、毎日9:00までに記入が完了しているかをチェックするルールを設定します。
2. フローに通知アクションを追加
指定された時間内に記入が完了していない場合に、通知を送信するアクションを追加します。Power Automateでは「条件付きアクション」を使い、指定時間を過ぎてから通知を送ることができます。
例えば、10:00までに記入されなかった場合に記入者に通知を送信し、11:00までに記入されなかった場合には監視者に通知が届くように設定します。
通知の設定方法
Power Automateでは、条件に基づいて通知を送信することができます。例えば、次のように設定できます。
10:00までに記入されていない場合
まず、毎朝9:00にフローが実行されるように設定します。次に、10:00までに記入が完了していない場合は、「記入者」に通知を送信するアクションを追加します。
11:00までに記入されていない場合
さらに、10:00から11:00の間に記入されていない場合は、「監視者」に通知を送信します。このように、時間ごとに通知を送信する設定を行うことができます。
Power Automateでのフローの実行例
例えば、次のようなフローを作成できます。
- 9:00 AM – Excelの各ファイルをチェックし、記入の有無を確認
- 10:00 AM – 記入がなければ、記入者に通知
- 11:00 AM – 記入が完了していなければ、監視者に通知
このフローを実行することで、Excelファイルの記入状況を自動的に監視し、指定した時間に通知を送信することができます。
まとめ
Power Automateを使って、SharePointに格納された複数のExcelファイルの記入状況を管理することは非常に効果的です。通知機能を活用することで、期限内に記入が行われていない場合に素早く対応でき、業務の効率化が図れます。この記事の手順に従って、必要なフローを作成し、業務を自動化してみましょう。
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