エクセルで「プレビューをかける」とは？実際の使い方と活用方法

エクセルで「プレビューをかける」とは、印刷やページ設定を行う前に、実際にどのように文書が表示されるかを確認する機能のことです。この機能を使うことで、レイアウトが崩れていないか、文字が切れていないかなどを事前に確認することができます。

1. プレビューの基本的な機能とは？

「プレビューをかける」という言葉は、主に印刷やページ設定に関する場面で使われます。エクセルでのプレビューは、文書を実際に印刷する前に、どのように印刷されるのかを事前に確認するための機能です。

これにより、余白や列の幅、ページの向きなどを調整し、無駄なく正しいレイアウトで印刷できるようになります。

エクセルでプレビューをかけるには、まず「ファイル」タブをクリックし、その中から「印刷」を選択します。これにより、印刷プレビュー画面が表示され、実際に印刷される状態を確認できます。

プレビュー画面では、ページごとの表示を確認したり、ページ設定を変更したりすることができます。

プレビューを使用すると、印刷前に次のポイントをチェックできます。

これらを確認することで、無駄な印刷を避け、効率的に作業を進めることができます。

例えば、長いリストをエクセルで作成した場合、ページを跨ってしまうことがあります。その場合、プレビューで確認することで、改ページの位置を調整し、適切に印刷できるようにページ設定を変更できます。

また、表のデザインが崩れてしまうこともありますが、プレビューをかけることで、事前に確認でき、調整を行うことができます。

エクセルの「プレビューをかける」機能は、印刷前に文書のレイアウトを確認するために非常に便利なツールです。印刷物の品質を保ち、無駄を省くために積極的に活用しましょう。