Microsoft 365では、クイックアクセス機能が非常に便利ですが、その使用に関していくつかの疑問が浮かぶことがあります。特に、「〇〇さんと他8名が開きました」など、最近アクセスしたファイルが他の人にも表示されているのではないかという点や、表示されるファイルをどのように管理できるかについて問題に直面することがあります。このガイドでは、クイックアクセスの表示方法と、最近使用したファイルの管理について詳しく説明します。
クイックアクセスは他のユーザーに見られているか？
クイックアクセスに表示されるファイルは、基本的に自分が最近開いたファイルのリストです。しかし、Microsoft 365はクラウドベースのシステムであるため、共有ドキュメントやチームでアクセスしたファイルが表示されることもあります。「〇〇さんと他8名が開きました」という情報は、他のメンバーがそのファイルにアクセスしたことを示しており、あなたのクイックアクセスに表示されることがあります。
したがって、クイックアクセスに表示される情報は、あなたが最近開いたファイルだけでなく、あなたと共有している他のメンバーがアクセスしたファイルも含まれる場合があります。これに関しては、プライバシー設定やファイルの共有設定を見直すことをお勧めします。
クイックアクセスの表示をカスタマイズする方法
クイックアクセスに表示されるファイルは、最近開いたファイルやピン留めされたファイルが含まれます。このリストを整理したり、不要なファイルを非表示にしたりする方法があります。例えば、特定のファイルを「ピン留め」することで、常にクイックアクセスに表示させることができます。一方で、最近使用したファイルは時間が経つと自動的に表示されなくなります。
また、クイックアクセスの表示内容は、個別に削除することも可能です。右クリックメニューを使って「削除」を選択することで、そのファイルをクイックアクセスから外すことができます。これにより、不要なファイルがリストに表示されるのを防げます。
最近使用したファイルの管理方法
「最近使用したファイル」の管理は、Microsoft 365内で非常に重要です。これを効率よく管理するためには、設定画面から表示されるファイルの管理を行うことができます。例えば、特定のファイルを意図的にクイックアクセスから削除したい場合は、ファイルが表示される位置で右クリックし、削除オプションを選択します。
さらに、クラウドストレージ（OneDriveやSharePoint）を利用している場合、そのファイルのアクセス履歴が反映されることがあります。これにより、チームメンバーとのファイル共有や共同作業が表示されるため、注意が必要です。
おすすめのプライバシー設定とファイル管理
プライバシーやファイルの管理について心配がある場合、Microsoft 365の設定をカスタマイズすることで解決できます。個々のファイルやフォルダーのアクセス権限を変更することで、他のユーザーに表示される内容を管理できます。特に、機密性の高いファイルを共有する場合、アクセス権限の設定を見直すことが重要です。
また、クイックアクセスに表示される内容が常に最新でない場合は、Microsoft 365の設定を見直して、リストを更新するオプションを確認しましょう。
まとめ
Microsoft 365のクイックアクセスは、最近使用したファイルや共有されたファイルが自動的に表示される便利な機能ですが、他のユーザーにも表示されることがあります。プライバシーや表示内容を管理するためには、設定やファイルのアクセス権限を適切に調整することが必要です。クイックアクセスに表示されるファイルを削除したり、ピン留めしたりすることで、より効果的に管理できます。
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