Microsoft FormsとExcelの自動集計機能：構造と使用されている機能の詳細解説

Microsoft Formsを使用して収集したデータをExcelに自動的に転記する機能は、アンケートやフィードバックフォームを管理する際に非常に便利です。しかし、この機能がどのようにExcelにデータを転記するのか、その構造や仕組みについて疑問に思うこともあるかもしれません。この記事では、Microsoft FormsのExcel自動集計機能の構造と、それに関連する機能について詳しく解説します。

1. Microsoft FormsとExcelの連携機能とは

Microsoft Formsで収集したデータをExcelに自動で転記する機能は、主に「フォームの結果をExcelにエクスポート」することで実現されます。このエクスポート機能により、フォームの回答結果がリアルタイムでExcelに反映され、データの集計や分析が簡単に行えるようになります。

フォームの回答が集計される際、Excelでは個々の質問項目ごとに列が作成され、それに対する回答が各行に対応します。このため、Excel内で自動的にデータが整理され、集計が容易になります。

2. Microsoft Formsのデータ構造

Microsoft Formsで収集されたデータは、各質問項目ごとに一列に表示され、各行には1件の回答が記録されます。たとえば、質問が「名前」「年齢」「意見」の3つだった場合、Excelには次のような構造でデータが表示されます。

この構造により、Excelで直接データの整理や集計が可能となり、アンケート結果の分析が効率的に行えます。

3. Excelで使用される機能と自動更新

Microsoft FormsとExcelの自動連携は、フォームの結果をExcelにエクスポートする際に、「クラウドストレージ上のExcelファイル」として保存されます。この形式により、フォームの結果がリアルタイムで更新され、回答者がフォームに新たに入力するたびにExcelに反映される仕組みです。

Excelでは、「オンラインでの更新」機能が働き、Excelを開いている間に新しい回答が追加されると自動的に反映されます。これにより、手動でデータを更新する手間が省け、効率的なデータ管理が可能になります。

4. データ構造の確認方法と管理方法

フォームの結果がどのようにExcelに転記されているかを確認する方法は、Microsoft Formsで作成したフォームに対して「結果」タブを選択し、「Excelにエクスポート」をクリックすることです。この操作により、Excelにデータが転記され、どのような構造で結果が表示されるのかを直接確認できます。

また、Excelで転記されたデータは、日付や名前、評価点数などに基づいて簡単にフィルターをかけたり、並べ替えたりすることができます。これにより、必要なデータを素早く抽出し、分析やレポート作成が行いやすくなります。

5. まとめと実際の活用方法

Microsoft FormsとExcelを連携させることで、データ集計や分析が非常に効率的に行えるようになります。フォームの結果がExcelに自動的に転記されることで、手作業での集計作業を減らし、リアルタイムでデータを確認することができます。

実際の使用例として、アンケートやクイズの結果を即座に集計したり、複数のフィードバックをまとめて評価したりする際に非常に便利です。FormsとExcelを上手に活用することで、データの管理と分析が大幅に簡素化され、時間を節約できます。