契約文書やその他重要な文書を作成する際に、Wordの変更履歴とコメント機能を使うことは非常に有用です。しかし、最終的にその文書を印刷する際に、削除された部分やコメントが印刷されることを避けたい場合、どのように設定すべきかを理解することが重要です。ここでは、変更履歴を保存したまま、製本印刷に適した形式で文書を確定する方法を説明します。
1. Wordの変更履歴とコメント機能の基本設定
まずは、Wordで変更履歴とコメントを有効にする方法について簡単に説明します。変更履歴機能を使うと、加筆・修正された部分や削除された部分、コメントを文書に記録することができます。これにより、文書の進行状況を簡単に追うことができ、最終確定した時点でも変更履歴を参照することが可能です。
コメントは、文書の各部分に対してフィードバックを加えるための便利なツールで、レビューの過程で使用されます。これらの機能を有効にするには、「レビュー」タブから「変更履歴」や「コメント」のオプションを選択します。
2. 確定した文書を印刷する際の設定
最終版を印刷する際に、変更履歴やコメントが印刷されないようにするためには、まず「変更履歴の表示設定」を調整する必要があります。Wordでは、「印刷」時に変更履歴を表示するかどうかを選択することができます。
この設定を変更するには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。次に、「詳細設定」を選び、下にスクロールして「変更履歴の印刷」を確認します。ここで「変更履歴を印刷しない」を選ぶことで、削除された部分やコメントを印刷から除外できます。
3. 変更履歴を保持しながら最終版を確定する方法
文書を最終的に確定させる際に、変更履歴は保持しつつ、変更を「確定」させることができます。これにより、変更履歴は削除されず、文書自体は完成された状態となります。
最終版を確定させるには、「レビュー」タブから「変更履歴の承認」を選択し、「すべて承認」を選ぶことができます。これにより、文書の内容が最終決定となり、変更履歴が保存されたまま、文書が確定します。コメントも「削除」することなく、確認のために保持できます。
4. 印刷の確認と最終的な調整
最後に印刷を行う前に、文書がどのように表示されるかを確認することが大切です。印刷プレビューを利用して、変更履歴やコメントが印刷されないことを確認してください。これで問題なく文書を印刷し、製本する準備が整いました。
5. まとめ
変更履歴を記録しながらも、最終的に削除された部分やコメントを印刷しないようにする方法は、設定をうまく調整することで簡単に実現できます。重要な文書を確定する際には、変更履歴を保持しつつ、印刷時には不要な情報を除外する設定を行い、きれいな最終版を印刷しましょう。
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