Microsoft Formsは、フォームの作成と回答の収集を簡単に行える便利なツールですが、データをどこに保存するかは利用者にとって重要なポイントです。デフォルトでは、Microsoft Formsの回答データはフォーム作成者のOneDriveに保存されます。しかし、組織で使用しているSharePointに保存したい場合、少し手間がかかるものの、方法はあります。この記事では、Microsoft Formsの回答データをOneDriveではなく、SharePoint上の指定の場所に保存する方法をご紹介します。
Microsoft Formsのデータ保存先とは？
Microsoft Formsで集めた回答データは、通常は自動的に作成者のOneDriveに保存されます。このOneDrive上のExcelファイルを利用して、データを分析したり保存したりすることができますが、組織の規定により、SharePoint上にデータを保存したい場合もあるでしょう。
では、どのようにしてMicrosoft Formsの回答をSharePointに保存できるのでしょうか？その方法について詳しく解説します。
OneDriveのExcelファイルをSharePointに移動する方法
最も簡単な方法の一つは、OneDriveに保存されたExcelファイルを手動でSharePointに移動することです。Microsoft Formsで作成されたフォームの回答は、自動的にOneDrive上のExcelファイルに保存されます。これを手動でダウンロードし、指定したSharePointのフォルダにアップロードすれば、SharePoint上で管理することが可能です。
ただし、この方法は手動の作業が発生するため、自動化されていない点に注意が必要です。次に、もっと効率的な方法をご紹介します。
Power Automateを使用してMicrosoft FormsとSharePointを連携させる方法
Microsoft Power Automate（旧称Microsoft Flow）を使うことで、Microsoft Formsの回答データを自動的にSharePointに保存することができます。Power Automateは、異なるMicrosoft 365ツールを連携させるための強力なツールで、フォームの回答が送信されるたびに、指定したSharePointフォルダに自動的にデータを保存するように設定できます。
Power Automateを使うには、まずMicrosoft FormsとSharePointの接続を設定し、トリガー（新しいフォーム回答の受信）とアクション（SharePointにファイルを保存）を指定します。この設定を行うことで、フォームの回答データがリアルタイムでSharePointに保存され、手動での移動作業を省けます。
実際の設定手順
ここでは、Power Automateを使った設定手順を簡単にご紹介します。
- ステップ1: Power Automateにサインインし、「新しいフロー」を作成します。
- ステップ2: 「Microsoft Forms」を選択し、「新しい回答が送信されたとき」というトリガーを選びます。
- ステップ3: 次に「SharePoint」を選択し、「ファイルを作成」アクションを設定します。
- ステップ4: SharePointのサイトとフォルダを選択し、必要なデータを指定します。
- ステップ5: フローを保存して、テストを行い、正常に動作することを確認します。
これで、Microsoft Formsの回答が自動的にSharePointに保存されるようになります。
SharePointに保存されたデータを活用する
データがSharePointに保存されるようになったら、その後の分析や共有が簡単になります。Excelファイルとして保存されたデータは、SharePoint内で簡単にアクセス・共有できるため、チームでの共同作業がスムーズに進みます。
さらに、Power BIなどのツールを利用してデータを可視化することも可能です。これにより、集めたデータをより深く分析し、業務の改善に役立てることができます。
まとめ
Microsoft Formsの回答データをOneDriveではなくSharePointに保存する方法には、手動での移動作業と、Power Automateを使用して自動化する方法があります。特にPower Automateを活用すれば、Microsoft FormsとSharePointを連携させることで、データの保存や管理を効率化することができます。業務に応じて最適な方法を選び、活用していきましょう。
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