パワーポイントのファイルをTeamsで共有した際、知らない人がゲストで閲覧していることに気づいた場合、そのリンクが流出した可能性があります。このような事態を防ぐための対策と、外部からのアクセスを制限する方法について解説します。
1. 共有リンクが流出した原因とは？
リンクが流出した可能性があるのは、フリーWi-Fiなどの不安定なネットワークを利用した場合です。特に外出中にWi-Fiを使用していると、誤って他の人とリンクを共有してしまうことがあります。Wi-Fiネットワークのセキュリティが甘い場合、他のユーザーがそのリンクにアクセスできてしまうことがあります。
また、共有リンクを送信した相手が適切に管理していない場合、そのリンクが不特定多数の人に渡ることもあります。
2. リンクのアクセス制限を確認する
パワーポイントやその他のMicrosoft製品を使ったファイル共有では、リンクを「編集可能」にするか、「閲覧のみ」に制限することができます。リンクを送る際は、誰がアクセスできるかを厳密に設定することが重要です。
リンク共有時に、次の設定を確認しましょう。
- 「閲覧のみ」に設定する
- 「アクセスを制限されたユーザーにのみ許可する」オプションを選ぶ
- 「リンクの有効期限」を設定する
3. Teamsのセキュリティ設定を強化する
Teamsでのファイル共有時、セキュリティ設定を強化することで、ゲストが不正にアクセスするのを防ぐことができます。設定メニューから、ファイルのアクセス権を細かく設定することが可能です。
特に注意したいのは、リンクを共有する相手が誰かを確認し、必要な場合にのみアクセス権を付与することです。また、外部の人が共有リンクにアクセスできないように、ゲストアクセスを制限することをおすすめします。
4. 外部にリンクを送信しない対策
パワーポイントファイルを外部に送信する際は、他の手段で共有する方法も考慮しましょう。例えば、Microsoft OneDriveやSharePointを使って、より安全な環境でファイルを共有する方法があります。これらのツールでは、アクセス権限を詳細に設定できるため、外部のアクセスリスクを最小限に抑えることができます。
まとめ
パワーポイントの共有リンクを外部に送信する際、リンクが流出しないように十分に注意することが重要です。フリーWi-Fiを使用する際や、不明な人物にリンクを送信しないよう心がけ、TeamsやMicrosoft 365のセキュリティ設定を確認して、不正アクセスを防ぎましょう。
コメント