Excelで特定ファイルを一部メンバーで編集する共有設定ガイド

複数人でExcelファイルを共有する際、全員に閲覧権限だけを付与しつつ、特定のメンバーだけ編集可能にする設定はよくあるニーズです。この記事では、フォルダ全体は閲覧のみで、特定ファイルを二人で編集する方法を具体例を交えて解説します。

共有フォルダとファイルの権限の違い

まず理解しておきたいのは、フォルダ単位の権限とファイル単位の権限は独立しているということです。フォルダをeveryoneに閲覧のみ設定しても、個別のファイルで編集権限を付与することが可能です。

例えば、Aフォルダに複数ファイルがあり、B.xlsxだけ二人で編集したい場合、フォルダ全体は閲覧権限、B.xlsxだけ特定ユーザーに編集権限を付与できます。

Office365のOneDriveまたはSharePointでは、ファイル単位での共有設定が可能です。B.xlsxを選択し、右クリックして「共有」を選択します。

共有ウィンドウで編集を許可したいユーザーのメールアドレスを入力し、権限を「編集」に設定します。その他のユーザーはフォルダ権限のまま閲覧のみとなります。

例として、ユーザーAとユーザーBだけがB.xlsxを編集可能にしたい場合:

この設定により、他のフォルダ閲覧者は閲覧のみ、二人だけ編集可能という環境が整います。

複数人で編集する場合、同時編集で競合が発生することがあります。Excel Onlineではリアルタイムで変更が反映されるため、競合のリスクは減りますが、ローカル版Excelで編集する場合は注意が必要です。

また、フォルダ全体の閲覧権限とファイル単位の編集権限が混在する場合、権限の確認を定期的に行うと安心です。

フォルダ全体は閲覧のみ、特定ファイルだけ編集権限を付与することで、データの安全性を保ちつつ共同作業が可能です。

手順を整理すると以下の通りです。

この方法で、複数人が安全にExcelファイルを管理・編集できる環境を作ることができます。