Microsoft 365 Businessを使用していて、ファイルを「編集不可」に設定して共有したい場合、いくつかの方法があります。しかし、リンク設定で「編集不可」を選択しても編集されてしまう問題や、他のファイルも一緒に見られてしまう状況が発生することがあります。この記事では、その問題に対する解決策を紹介します。
リンク設定の『編集不可』が効かない理由
Microsoft 365では、共有リンクを使用してファイルを共有する際に、特定の設定を行うことができます。しかし、「編集不可」の設定が効かない場合、以下の原因が考えられます。
- 共有リンクを作成した際に設定されたアクセス権が「編集可」になっている。
- リンクを受け取ったユーザーが、リンクを通じてファイルのコピーを作成して編集できる。
- ファイル自体が、他のファイルと一緒にフォルダ内にあり、アクセス権がそのフォルダ全体に適用されている。
これらの点に注意することで、「編集不可」の設定が機能するようになります。
「編集不可」を同じチーム内の社員にも適用する方法
Microsoft 365で「編集不可」を同じチームの社員にも適用するには、以下の方法を試してください。
- 共有リンクの設定で「表示のみ」を選択し、共有先のユーザーに「編集」を許可しない。
- 特定のユーザーだけにアクセスを制限する場合、個別にアクセス権を設定する。
- SharePointやOneDriveを使用して、ファイルの共有設定を細かく管理する。
これらの方法で、同じチーム内であってもファイルの編集を制限することが可能です。
特定のファイルだけを共有する方法
「特定のファイルだけを共有したい」という場合は、ファイルをフォルダに移動し、そのフォルダ全体を共有するのではなく、個別のファイルを選択して共有することができます。また、共有するファイルに対して「表示のみ」アクセスを選択することで、他のファイルが見られないように設定できます。
さらに、Microsoft 365では、OneDriveやSharePointを活用してファイルごとに細かいアクセス制御を設定できるため、特定のファイルだけを選んで共有することが可能です。
まとめ
Microsoft 365で「編集不可」でファイルを共有する場合、リンク設定でのアクセス権管理や、ファイル自体の共有設定が正しく行われているかを確認することが重要です。また、同じチーム内でもアクセス権を細かく設定することで、特定のファイルだけを共有し、他のファイルを保護することができます。これらの設定を試してみることで、問題が解決できるでしょう。
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